Une conférence dans n'importe quelle organisation est un événement extrêmement important. Elle nécessite une préparation minutieuse et une mise en œuvre sans faille. Toute nuance peut gâcher l'impression de votre entreprise. Il y a des principes de base qui devraient être considérés afin d'organiser une conférence réussie.
Nécessaire
Papier, internet, argent
Instructions
Étape 1
Fixez-vous un objectif clair. Pourquoi avez-vous besoin de cette conférence ? Qu'est-ce que tu veux obtenir au final ? La conférence peut viser à fournir à l'entreprise des contacts commerciaux fiables, à améliorer son image, à trouver des investisseurs, etc. En fonction de cela, une certaine direction est choisie, qui doit être respectée tout au long du processus de préparation et de tenue de l'événement. N'oubliez pas que l'objectif doit être réalisable, mesurable et avec des caractéristiques en temps réel.
Étape 2
Donnez un nom à l'événement. Si ce n'est pas la première fois, n'oubliez pas d'indiquer la numérotation. Le nom doit être brillant, accrocheur, intrigant. Votre public cible doit être intéressé par la conférence.
Étape 3
Définir un public cible clair. Même une conférence parfaitement préparée et organisée peut n'avoir aucun effet si vous y invitez les mauvaises personnes. Demandez-vous qui doit prendre la parole, qui doit être entendu, en quoi cet événement peut intéresser les invités. Essayez de déterminer où et comment communiquer au mieux avec votre public cible potentiel, ce qui influence les bonnes personnes pour prendre des décisions concernant la participation à l'événement que vous organisez.
Étape 4
Décidez de l'heure et du lieu de la conférence. La plupart des conférences ont lieu en semaine (sauf le vendredi) à moins qu'un événement long ne soit prévu. Le lieu détermine en grande partie l'opinion générale sur l'événement dans son ensemble. L'attitude des invités vis-à-vis de la conférence se forme même lorsqu'ils recherchent simplement une salle de conférence ou un hôtel. Par conséquent, décrivez l'itinéraire le plus en détail possible, placez des panneaux si possible.
Étape 5
Annoncer une conférence. Sélectionnez les médias que votre public cible parle le plus fréquemment. Placez-y des publicités ou des articles sur l'événement à venir. Envoyez des invitations à tous les invités qui vous intéressent. Qu'il s'agisse d'une newsletter ou d'une newsletter colorée, c'est à vous de décider. Dans l'invitation, indiquez le lieu, l'heure, le nom et la direction de la conférence.
Étape 6
Rassemblez un comité qui examinera toutes les réponses à votre proposition et sélectionnera les propositions les plus intéressantes et pertinentes. Après cela, il sera possible de commencer à former le programme de l'événement.
Étape 7
Répartir les responsabilités au sein de l'équipe. Quelqu'un est responsable de la communication avec les invités, quelqu'un décide de tous les problèmes avec les médias, quelqu'un dirige l'événement, etc. Fournir du matériel de conférencier supplémentaire à tous les participants à la conférence. Assurez-vous de vérifier tout l'équipement avant l'événement.
Étape 8
Si vous constatez que vous manquez de temps, fixez une limite de temps pour chaque présentation et pour le nombre de questions. Demandez au public de poser des questions supplémentaires aux conférenciers après l'événement.
