Il est d'usage d'appeler une conférence une réunion élargie à laquelle participent des représentants de plusieurs organisations. Les conférences peuvent être départementales, sectorielles, régionales, interrégionales, internationales. Ils discutent d'une variété de problèmes, mais thématiquement liés. Dans certains cas, c'est la décision de la conférence qui détermine la stratégie de développement de l'organisation. Toute personne instruite peut organiser un tel événement, mais certaines considérations doivent être prises en compte.
Nécessaire
- - liste des participants;
- - un résumé des discours;
- - des supports visuels;
- - moyens techniques.
Instructions
Étape 1
Faites une liste des participants. Habituellement, les conférenciers sont informés à l'avance de la conférence à venir, ils doivent confirmer leur accord et informer le sujet des rapports. Parfois, les conditions exigent la fourniture des textes des rapports ou, au moins, d'un résumé. Vérifiez les matériaux.
Étape 2
Décidez des règles. Cela dépend de la durée de la conférence, du nombre d'intervenants, ainsi que des formes de travail. Est-ce que seules des sessions plénières sont envisagées ou une partie des travaux se déroulera-t-elle en sections ? Dans la deuxième option, plus de temps peut être alloué aux rapports.
Étape 3
Assurez-vous de prévoir du temps pour les co-présentations et les réponses aux questions. Décidez de la forme des questions. Les participants peuvent les poser oralement, immédiatement après la présentation. Ensuite, vous devriez vous occuper des microphones supplémentaires. Les questions peuvent aussi être soumises par écrit, il faut alors réfléchir à l'endroit où les auditeurs mettront les notes. Vous pouvez préparer certaines questions à l'avance.
Étape 4
Faites un ordre du jour. L'ordre des interventions peut être différent, cela dépend du sujet, mais dans tous les cas, il est préférable de discuter des questions générales au début de la conférence, puis de passer aux particuliers. Après chaque heure et demie à deux heures de travail, prévoyez une courte pause (c'est une bonne idée d'organiser une pause-café), et au milieu - une longue pause, pendant laquelle les participants peuvent se détendre et déjeuner. Si la conférence est courte (par exemple, réélection), de longues pauses ne sont pas nécessaires.
Étape 5
Vérifier l'état des moyens techniques. Vérifiez votre ordinateur et votre lecteur vidéo. Demandez aux présentateurs de quel équipement ils ont besoin et quels programmes devraient être présents. Demandez aux présentateurs de fournir des visuels avant la conférence. C'est très bien si la personne qui travaille avec l'ordinateur a une liste de quand faire quelle présentation. Avant la conférence, vérifiez si tous les intervenants sont arrivés, s'il y a des changements dans le sujet.
Étape 6
Pensez à vos remarques liminaires. Vous devez dire quelques mots de bienvenue aux participants, expliquer à quel événement la conférence est consacrée, la procédure, les règles. Avant le début de la conférence de reportage et d'élection, donnez la parole au président de la commission de dépouillement, qui doit dire combien de délégués étaient supposés et combien sont présents. S'il en manque peu, proposez de démarrer l'événement. Parfois, il convient à ce moment-là de chanter l'hymne d'un État ou d'une organisation internationale. Offre de choisir un président, un secrétaire, une commission de comptage et de rédaction. Dans de nombreux cas, les listes peuvent être préparées à l'avance. De plus, l'événement peut être dirigé par le président, qui annonce le projet d'ordre du jour (il est préférable de le taper et de l'imprimer avant le début). Tout d'abord, le projet est adopté, puis des modifications et des ajouts y sont apportés, après quoi l'ordre du jour est approuvé dans son ensemble.
Étape 7
Pendant la conférence, l'animateur, qu'il soit président ou non, doit être constamment présent dans la salle. C'est lui qui décide des problèmes d'organisation au fur et à mesure qu'ils se présentent. Si vous devez encore partir, confiez vos responsabilités à quelqu'un de personnes partageant les mêmes idées.
Étape 8
La conférence se termine généralement par l'adoption d'une sorte de décision. Le président lit le texte du projet, le public apporte des modifications et des ajouts, le comité de rédaction les présente, après quoi la décision est approuvée.
