Une réunion est une réunion d'un cercle restreint de représentants autorisés, d'éminents spécialistes, d'un groupe de travail, dédié à la résolution de tout problème urgent. Il s'agit d'une réunion miniature, la réunion a donc son propre président - la personne qui la dirigera.
Instructions
Étape 1
La réunion peut être organisée de manière planifiée avec une régularité approuvée, ou être spontanée, réunie pour résoudre des problèmes actuels accumulés ou des circonstances de farce-majeure. Dans tous les cas, la réunion est présidée par un fonctionnaire officiellement nommé à ce poste. En effet, la rencontre a pour but de donner aux spécialistes l'occasion de s'exprimer sur une question particulière et de prendre une décision collégiale.
Étape 2
Il est nécessaire d'informer tous ceux qui doivent être présents à la réunion, de son ordre du jour: le sujet et la liste des questions nécessitant une discussion, ainsi que l'heure et le lieu de la réunion. Cela peut se faire par des messages téléphoniques ou par des mentions légales. En règle générale, la composition des participants aux réunions, habilités à traiter des questions spécifiques, est déterminée. Par conséquent, lors de la réunion, il doit y avoir un quorum qui assure la légitimité des décisions qui y sont prises. Avant le début de la réunion, une liste d'inscription des participants doit être remplie. S'il y a quorum, la réunion peut être commencée.
Étape 3
Le modérateur de la réunion doit l'ouvrir par un discours d'introduction, indiquant le sujet et énumérant les problèmes qui doivent être résolus, et clôturer la réunion en résumant son résultat. Son droit est de donner la parole à l'orateur suivant, de mettre les questions aux voix et d'annoncer les décisions prises. Il est également tenu de maintenir l'ordre pendant la conduite de la réunion et de donner des ordres sur l'ordre de sa conduite.
Étape 4
Le droit indiscutable de l'animateur est également de mettre fin à l'enregistrement de ceux qui souhaitent prendre la parole, en limitant le temps de leur discours et le nombre de déclarations sur un même sujet. En cas de violation de l'ordre et du règlement de la réunion, le modérateur peut interrompre ou clore le débat et clore ou suspendre la réunion.
Étape 5
Au cours de la réunion, le modérateur doit s'assurer de la réalisation du protocole qui s'établit au cours et des résultats de cette action managériale. Le protocole est destiné à documenter et à formaliser la discussion collégiale des enjeux et des décisions prises.
