L'employeur peut prendre connaissance de l'horaire de vacances de ses employés de plusieurs façons. Le plus souvent, les services du personnel publient une fiche de connaissance spéciale ou remplissent la dernière colonne du document lui-même.
L'une des responsabilités de tout employeur est de familiariser en temps opportun les employés avec les lois locales émises dans l'entreprise et directement liées à leurs activités. Le non-respect de cette obligation peut entraîner une responsabilité administrative, ainsi que créer des problèmes supplémentaires dans les relations avec les employés. C'est pourquoi les directeurs et les services du personnel des entreprises informent les travailleurs de ces documents contre signature, ce qui est également inscrit dans la législation du travail. L'un des actes locaux du type désigné est le calendrier des vacances des employés, pour lequel deux méthodes peuvent être utilisées: l'établissement d'une fiche de connaissance distincte ou la collecte des signatures des employés directement sur le calendrier lui-même.
Rédaction d'une fiche de familiarisation des salariés
La création d'un document distinct appelé fiche de connaissance est un moyen universel de communiquer des informations sur le calendrier des vacances aux employés. Ce type de notification est utilisé par la plupart des organisations, et la tâche principale de la fiche de connaissance est d'obtenir la confirmation écrite des employés qu'ils ont lu le document. C'est pourquoi ce document peut être établi sous n'importe quelle forme, mais il doit indiquer le détail du calendrier des vacances pour l'année civile correspondante, ainsi que les noms des salariés, et recueillir leurs signatures personnelles. Les noms et signatures sont généralement placés sous la forme d'un tableau, ce qui simplifie l'organisation de la procédure de familiarisation avec les actes locaux.
Collecte des signatures des employés sur le calendrier des vacances
Certains services RH préfèrent recueillir les signatures des employés sur la familiarisation avec le calendrier des vacances directement sur ce document. La forme du calendrier des vacances est unifiée, cependant, aux fins d'aviser le salarié, la dernière colonne non réclamée de ce document, qui s'appelle « Note », est souvent utilisée. Puisque toutes les données de chaque employé dans l'horaire, ainsi que les dates de début et de fin de ses vacances dans l'année civile suivante dans cet acte local ont déjà été décomposées en lignes distinctes, la signature personnelle dans la dernière colonne la ligne confirme automatiquement le fait que l'employé connaît le document. Ce mode de communication de l'information n'est interdit nulle part, mais il est relativement peu utilisé.
