Un extrait du protocole est un attribut indispensable du flux de travail de toute organisation. Ayant une force juridique similaire au document original, l'extrait doit contenir toutes les précisions nécessaires. Lors de la préparation des documents pertinents, une attention particulière doit être portée aux détails.
En règle générale, les conditions d'exécution des extraits de procès-verbaux sont établies dans chaque entreprise conformément aux règles internes de chiffre d'affaires. Cependant, il existe des normes généralement acceptées concernant la manière dont ce document doit être rédigé.
Un extrait du procès-verbal est une copie exacte du texte du document original sur une question spécifique. Ainsi, un extrait du procès-verbal de la réunion doit comporter le nom de l'instance dirigeante dont la réunion a été enregistrée. En règle générale, cette information est indiquée dans le titre du document. Ici, le type de document « Protocole » est remplacé par « Extrait du protocole ». Dans certains cas, l'inscription « Déclaration » est donnée dans le coin supérieur droit du document.
En outre, afin de conserver la force juridique de l'original, l'extrait du protocole doit contenir les informations:
- date, lieu et heure de la réunion;
- l'information sur la présence d'un quorum pour la prise de décision;
- des informations sur la personne exerçant les fonctions de président;
- informations sur la personne exerçant les fonctions de secrétaire.
L'ordre du jour de la réunion est réduit à une question précise pour laquelle un extrait est en préparation. De même, tous les fragments liés à la discussion de problèmes de tiers sont exclus du document.
L'examen de la question à l'ordre du jour, sur laquelle l'extrait est en préparation, est donné exactement avec le numéro d'ordre, le libellé, le déroulement de la discussion et les décisions prises.
A la fin, l'extrait est signé par le président et certifié par le sceau. Ceci est suivi par le requis confirmant son authenticité "La déclaration est correcte" ("Correct") et la signature du secrétaire avec un décryptage est mise.
L'extrait original du procès-verbal est numéroté, cousu et certifié par le sceau et la signature d'une personne habilitée.
