Les partenaires commerciaux ont leur propre éthique qui dicte la forme de l'appel et le style de la correspondance. Lors de l'envoi de documents pour examen à une contrepartie, il est impossible de simplement les emballer dans une enveloppe et de les remettre à un coursier pour expédition immédiate. A moins que vous n'ayez un accord préalable, et qu'une certaine relation ait déjà été établie avec ce partenaire, vous permettant d'éviter les formalités. Dans d'autres cas, il est nécessaire de joindre une lettre de motivation aux documents.
Instructions
Étape 1
Composez votre lettre avec une écriture simple. Il n'y a pas de modèle unique pour un tel message, vous devez donc ici vous laisser guider par les règles générales adoptées pour la correspondance commerciale. Conformément à eux, prenez la partie d'introduction sous les prérequis. Si votre organisation a du papier à en-tête, il est préférable d'imprimer la lettre dessus. De plus, vous n'êtes pas obligé de saisir vos propres coordonnées séparément, mais il suffira d'indiquer le destinataire au format "à qui". Indiquez ici la fonction du chef d'entreprise partenaire, le nom de l'entreprise, le nom complet.
Étape 2
Commencez votre lettre de motivation par « Directing to you ». Vous pouvez indiquer au préalable l'essence de l'appel "Sur la transmission de la documentation", mais ce n'est pas une exigence obligatoire, ainsi que la nécessité de titrer le document. Informer les motifs du transfert (dans le cadre du contrat, sur demande, sur accord préalable, etc.). Énumérez tous les documents dans la section Annexe. S'il y en a plusieurs, il est préférable de dresser un tableau où seront indiqués le numéro de série, le nom, le nombre de feuilles, de copies, etc.
Étape 3
Dans la dernière partie de l'appel, faites part de vos souhaits à votre partenaire. Il peut s'agir d'une demande de retour de documents, d'information de réception, etc. Laissez ensuite un espace pour la signature du responsable de votre organisation, indiquez sa fonction et déchiffrez le nom complet entre parenthèses. Et puis fournir le nom, prénom, patronyme de l'artiste et son numéro de téléphone de contact pour information.
