Conformément à l'article 17 de la loi fédérale 125-F3, les dossiers des retraités sont soumis au transfert aux archives. Avant de soumettre les documents, ils doivent être classés, numérotés, inventoriés et décorés d'une couverture. Cela doit être fait par un agent du personnel autorisé.
Nécessaire
- - dossier;
- - tous les documents;
- - crayon;
- - inventaire;
- - liste de livraison.
Instructions
Étape 1
Pour transférer le cas d'un employé démissionnaire aux archives, classez les documents dans l'ordre chronologique inverse. Cela signifie que lorsque vous étiez employé, vous avez constitué un dossier personnel dont la première feuille était une demande d'emploi. Lors du transfert du dossier aux archives, la première feuille sera une lettre de démission.
Étape 2
Lors du dépôt du dossier personnel d'un salarié, dresser en parallèle un inventaire des documents à déposer. Dans un dossier personnel à transférer aux archives, classez tous les documents disponibles: un questionnaire ou un curriculum vitae, des copies de documents d'éducation, des copies d'ordres d'embauche, de licenciement et autres ordres émis dans le cadre du travail du salarié. Il peut s'agir d'ordres d'augmentation ou de diminution des salaires, de mutation, d'exécution de tâches supplémentaires, etc. Joignez également tous les certificats que l'employé a déjà présentés à votre organisation, une copie du contrat de travail, des accords supplémentaires, des règlements liés au travail de l'employé.
Étape 3
Classez le fichier dans un dossier avec un classeur, numérotez toutes les feuilles dans le coin supérieur droit. Cela doit être fait avec un simple crayon. En haut, classez l'inventaire, signez le dossier, mettez la lettre code sur l'initiale du nom du salarié, ainsi que sur la couverture du dossier en grand nombre l'année de licenciement de votre entreprise.
Étape 4
Vous pouvez garder une trace de l'année de licenciement pour un employé ou pour plusieurs qui ont démissionné en un an. Si vous comptez plusieurs salariés, mettez tous les dossiers personnels dans un dossier commun et signez l'année de licenciement sur la couverture. Un maximum de 250 feuilles peut être stocké dans un dossier. Formez chaque cas complexe non seulement par l'année du licenciement, mais aussi par l'alphabet des noms de famille.
Étape 5
Lors du transfert de tous les cas aux archives, établissez une liste de livraison. Dans la première colonne, indiquez les nombres ordinaux des cas, dans la seconde, les indices de tous les cas selon la nomenclature. La troisième colonne est remplie par le nom des rubriques, la quatrième - par les dates, la cinquième - par le nombre de feuilles, la sixième - par la durée de conservation, la septième colonne que vous pouvez remplir s'il y a des notes ou des ajouts.
