Le transfert de tout document aux archives est régi par la loi fédérale n° 125-F3 "sur les affaires archivistiques dans la Fédération de Russie". Les documents doivent être préparés, décrits, classés et numérotés. Cela doit être fait dans les 12 mois à compter de la date de clôture du dossier.
Nécessaire
- - dossier;
- - classeur;
- - un simple crayon;
- - inventaire documentaire;
- - transférer l'inventaire.
Instructions
Étape 1
Pour transférer des documents vers les archives, organisez-les dans l'ordre. L'ordre d'imbrication doit être dans l'ordre chronologique. Par exemple, si vous soumettez une affaire pénale, la première page sera une copie de l'ordonnance du tribunal, la seconde sera la décision préliminaire et la suivante sera l'instruction de l'affaire, à partir de son achèvement. Si vous transférez des documents du service du personnel aux archives, la première feuille est une demande de licenciement, la seconde est un ordre de licenciement, la troisième contient tous les documents classés par date à partir de la fin.
Étape 2
Numérotez toutes les feuilles en commençant par le numéro un dans l'ordre de la mise en page. Faites la numérotation avec un simple crayon, mais clairement. Faites un inventaire des documents, écrivez à la fin combien de numéros et de pages vous avez obtenu, mettez votre signature, la date d'établissement de l'inventaire, le sceau de l'organisation, la signature du responsable.
Étape 3
Fixez toutes les feuilles avec un classeur, attachez un inventaire par-dessus. Sur le dossier, mettez la lettre code par le nom de famille du citoyen par lequel vous transférez l'affaire et l'année du transfert des documents aux archives. L'année doit être la même que celle où l'affaire s'est terminée.
Étape 4
Faire un dossier séparé pour chaque cas, ou mettre tous les cas en un an dans un grand dossier et faire une inscription générale sur le code et le code de la lettre, c'est-à-dire que seuls les cas des citoyens dont le nom de famille commence par la même lettre peuvent être mis dans un dossier. Mais si vous remplissez plusieurs documents dans un seul grand dossier, le nombre de feuilles communes ne doit pas dépasser 250.
Étape 5
Avant de transférer les cas aux archives, dressez un état des lieux des transferts. La première colonne de l'inventaire est destinée à la saisie des numéros de série de toutes les caisses, la seconde aux index sur la nomenclature. Dans la troisième colonne, entrez le nom de toutes les rubriques, dans la quatrième - la date de transfert, dans la cinquième - le nombre de feuilles, dans la sixième - les périodes de stockage établies pour le cas dans les archives, dans la septième colonne, entrez tous les ajouts et notes. Le plus souvent, la septième colonne est remplie si, pour une raison quelconque, des feuilles manquent dans les documents ou si vous les avez immédiatement saisies de manière incorrecte dans l'inventaire documentaire et apporté des modifications.
