Les documents importants - contrats, factures, actes - doivent être conservés longtemps dans l'entreprise. Pour certains titres, cette durée est de cinq, voire dix ans. Pour éviter que les documents ne se froissent ou ne se perdent, ils doivent être correctement classés et archivés.
Nécessaire
- - chemises - classeur;
- - dossiers transparents - pochettes.
Instructions
Étape 1
Pour déposer un contrat, attendez qu'il soit signé par toutes les parties intéressées. Obtenez les signatures des PDG des deux côtés et apposez leurs sceaux. Faites ensuite des copies du document et distribuez-les à toutes les personnes concernées.
Étape 2
Donnez un numéro au contrat. Il doit contenir des chiffres et des lettres. Par exemple, 123-AB. Mettez le numéro de signature du document.
Étape 3
Créer un journal de contrat. Saisissez-y le numéro du document, la date de signature et la personne morale à laquelle il appartient. Les numéros doivent aller dans l'ordre, l'un après l'autre, selon la date de signature du contrat.
Étape 4
S'il existe plusieurs entités juridiques dans l'entreprise, chaque journal des contrats doit avoir le sien. Cela évitera les confusions.
Étape 5
Mettez le contrat dans un fichier séparé. S'il y a plusieurs contrats, mettez tout dans une poche. Cela facilitera la comparaison des documents et leur recherche si nécessaire.
Étape 6
Insérez le fichier dans le classeur et fixez-le avec les supports spéciaux. Ne le remplissez pas trop serré, les documents seront froissés. Écrivez au dos du dossier la personne morale, les documents pour lesquels y sont stockés, ainsi que l'année de leur signature.
Étape 7
Après l'expiration de trois ans, les dossiers contenant les contrats peuvent être envoyés à l'entrepôt. Pliez-les dans des boîtes en carton et placez-les dans un endroit non accessible à l'humidité. Sur l'emballage, indiquez également la personne morale à laquelle se rapportent les documents et l'année de signature des contrats.
Étape 8
Les factures et les actes sont classés de la même manière que les contrats. Mais, au lieu d'un registre papier des documents, il est préférable d'en avoir un électronique. Par exemple, dans le programme "1C: Comptabilité". Vous pouvez le télécharger gratuitement ici: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Cela vous permettra non seulement de conserver des enregistrements de tous les titres, mais également d'effectuer diverses opérations avec eux - imprimer des copies supplémentaires, corriger les erreurs, etc.
