L'enregistrement des documents à soumettre aux archives est effectué après la fin de l'année. Ainsi, les documents sont préparés pour le stockage en relation avec les règles établies. En fonction de la durée de conservation, ainsi que de la valeur des documents, les dossiers sont complétés intégralement ou selon un système simplifié.
Instructions
Étape 1
Faites une liste de cas pour les documents de stockage temporaire (jusqu'à 10 ans inclus). Vérifiez l'exactitude de la formation de l'affaire (s'il existe des documents avec une période de stockage permanente). Laissez les cas dans les dossiers, ils doivent être systématisés selon la nomenclature des cas et ils n'ont pas besoin d'être numérotés. Les affaires sont remises aux archives selon la nomenclature des affaires.
Étape 2
Pour les caisses de stockage longue durée (plus de 10 ans), il est effectué:
1. Reliure de l'étui (ourlet dans un dossier rigide ou couverture avec fil solide à quatre trous ou pouvant être relié).
2. Numérotation des feuilles (réalisée avec un crayon graphite noir dans le coin supérieur droit, sans toucher au texte du document).
3. Rédaction d'une inscription de certification (indiquer combien de feuilles sont ourlées, s'il y a des dommages, signer et dater).
4. Etablissement d'un inventaire interne des documents (pour les affaires avec des documents particulièrement précieux, les affaires personnelles, judiciaires et d'instruction, etc.). A la fin de l'inventaire, indiquez le nombre de documents dans la mallette et le nombre de feuilles de l'inventaire.
5. Enregistrement de tous les détails de la couverture de l'affaire (nom de l'institution, unité structurelle, index clérical de l'affaire, titre de l'affaire, durée de conservation de l'affaire.
Étape 3
Faites un inventaire des documents de stockage permanent ou à long terme. Il doit inclure le numéro de l'affaire individuelle, ainsi que divulguer son contenu et sa composition dans le titre de l'affaire. L'inventaire doit également indiquer la période de stockage de la caisse. Indiquer le nombre de cas et le numéro du premier et du dernier cas, signer et dater. Un inventaire séparé est dressé pour les cas personnels.
Étape 4
Soumettez les fichiers préparés à l'archive. L'archiviste en votre présence vérifiera le nombre de cas selon la nomenclature ou l'inventaire, fera une inscription de confirmation, marquera les numéros de cas manquants, fixera la date d'acceptation et de transfert des cas. L'inventaire est confirmé par les signatures des personnes qui ont procédé au transfert et à l'acceptation des caisses.
