Les documents entrant dans l'organisation sont soumis à une comptabilité. Habituellement, l'enregistrement des lettres entrantes est la tâche du bureau, mais dans les petites équipes, cette responsabilité est souvent attribuée au secrétaire. En règle générale, la méthode de traitement de la correspondance est décrite en détail dans les instructions internes pour le travail de bureau. S'il est absent, lors du traitement de nouveaux documents, vous devez respecter un certain ordre d'actions.
Nécessaire
- - journal d'enregistrement de la correspondance entrante;
- - cachet "Lettre entrante".
Instructions
Étape 1
Acceptez et triez la correspondance entrante. Toutes les lettres doivent être ouvertes, à l'exception de celles portant une marque spéciale, par exemple « Personnellement au responsable » ou « Confidentiel », etc. Ne vous précipitez pas pour jeter l'enveloppe, vérifiez d'abord si l'adresse de retour est indiquée dans le texte. L'inscription ne nécessite pas de documents comptables (factures, factures), de félicitations, de matériel publicitaire.
Étape 2
Entrez les informations sur les lettres reçues dans le journal de la correspondance entrante. Il peut être électronique ou traditionnel (papier). Lorsque vous remplissez des formulaires électroniques, suivez les recommandations des développeurs du programme. Les systèmes informatiques facilitent le travail de bureau, aident à trouver rapidement les informations dont vous avez besoin. Cependant, l'unification y est importante, le strict respect des règles de saisie des informations, sinon le document risque de se perdre dans la base de données.
Étape 3
Achetez un journal de bord traditionnel dans une imprimerie ou rangez-le vous-même dans un cahier A4. La principale exigence est la facilité de recherche, la clarté et la précision du remplissage. Il est pratique de tenir un journal sous forme de tableau avec les colonnes suivantes: 1. Date d'inscription. Tenir compte des lettres entrantes le jour de la réception et les soumettre le soir au gestionnaire pour examen, à moins que l'organisation n'ait adopté une procédure différente; Numéro d'enregistrement. Cet attribut de document se compose du numéro du dossier « Documents entrants » (selon la nomenclature approuvée des affaires de l'organisation) et du numéro d'ordre (à partir du début de l'année civile) de la lettre reçue. Par exemple, "N° 01-12-273", où 01-12 est le numéro de nomenclature du boîtier, 273 est le numéro unique de la lettre. Toute correspondance reçue est enregistrée une seule fois, quel que soit le nombre d'exemplaires reçus ultérieurement, y compris électroniques; 3. L'auteur de la lettre (organisation, individu), par exemple, "Vstrecha LLC" ou "Administration régionale, chef adjoint V. S. Sidorov", etc. 4. Le sujet du document. Vous pouvez remplir cette colonne avec les informations du titre de la lettre ou formuler brièvement l'idée principale après l'avoir lu. Écrivez de manière à ce que plus tard, vous puissiez facilement vous rappeler quel document est en question et l'expliquer à vos collègues. Par exemple, "Sur la conclusion d'un contrat de services de transport" ou "Sur la fourniture d'informations sur l'impôt sur le revenu avant le 12.12.2011", etc.; 5. Exécuteur. Remplissez la case après avoir reçu le visa du gestionnaire. Entrez le nom de la personne qui préparera la réponse. Notez la date d'échéance ici. Surlignez ou soulignez la date de réponse à la lettre urgente. 6. Remarques. Ici, vous pouvez prendre des notes sur l'exécution de la commande du responsable, ou indiquer la présence de pièces jointes importantes à la lettre, ou marquer le nombre de copies que les employés ont au travail.
Étape 4
Complétez le tableau comme bon vous semble. Par exemple, craignant pour la sécurité des documents, cochez la case pour la signature de l'entrepreneur lors de la réception de la lettre. Cependant, ne surchargez pas le journal et vous-même avec des entrées trop verbeuses. Le document contient toutes les informations nécessaires, les formulaires d'inscription permettent uniquement de retracer l'étape des travaux sur celui-ci.
Étape 5
Mettez un cachet spécial sur toutes les lettres, ce qui indique le type de correspondance - "Entrant". L'impression doit être dans le coin inférieur droit de la première page du document. Assurez-vous que l'impression ne chevauche pas le texte. Saisissez manuellement le numéro de série et la date de réception dans la ligne d'impression.
