De nombreuses grandes entreprises envoient des spécialistes travaillant pour elles en voyage d'affaires dans une autre ville ou un autre pays pour résoudre certains problèmes. Les organisations sont tenues de rembourser à leurs employés les frais de déplacement sur les finances de l'entreprise. Les travailleurs détachés doivent soumettre des documents en temps opportun, qui constituent une preuve des coûts et une pièce jointe à la note de frais.
Nécessaire
- - les documents de l'employé;
- - les documents de l'organisation;
- - calculatrice;
- - acte local sur le montant des dépenses lors d'un déplacement professionnel;
- - forme d'un rapport préalable;
- - les justificatifs de dépenses lors d'un déplacement professionnel;
- - les documents complétés pour un voyage d'affaires.
Instructions
Étape 1
Lorsqu'un employé part en voyage d'affaires, l'employeur doit établir correctement tous les documents. Ces documents doivent comprendre une commande de déplacement professionnel, une mission de service, une attestation de déplacement professionnel.
Étape 2
Au retour d'un voyage d'affaires, l'employé doit remplir un rapport de voyage d'affaires, qui est rempli dans le formulaire de mission de service qu'il a délivré lors de son départ. L'employé dans le rapport doit refléter l'accomplissement du but du voyage, pour lequel il a été dirigé par l'entreprise. Le rapport doit contenir une liste des documents qui ont été remis au spécialiste aux fins de la conclusion des contrats et de la signature par les partenaires (si c'était le motif d'un voyage d'affaires).
Étape 3
Dans les trois jours suivant son retour de voyage, le voyageur doit remplir une déclaration préalable dans le formulaire AO-1. Dans ce document, il doit calculer le montant total des dépenses engagées lors d'un voyage d'affaires. Il s'agit notamment des indemnités journalières, dont le montant est contrôlé par l'organisation par des lois locales ou des conventions collectives, les déplacements, l'hébergement et autres dépenses convenues avec l'employeur.
Étape 4
Toutes les dépenses doivent être documentées, à l'exception des indemnités journalières. La liste des documents doit être inscrite sur la deuxième feuille du rapport préalable (en indiquant leurs noms et montants).
Étape 5
En règle générale, avant qu'un employé ne parte en voyage d'affaires, des fonds comptables lui sont remis au service de la comptabilité. Si l'employé a dépensé le même montant, l'a reflété dans le rapport et l'a confirmé avec des documents, le recalcul n'est pas effectué. Si un employé devait prolonger un voyage d'affaires ou s'il devait être dans une autre ville un jour de congé et exercer une fonction de travail, le recalcul est effectué par un comptable, en tenant compte de toutes les nuances. Dans ce cas, le spécialiste est payé la différence entre le montant émis et le montant dépensé. Lorsque l'employé a reçu un montant supérieur à ce qu'il a dépensé pendant le voyage, il doit remettre le reste à la caisse de l'organisation.
Étape 6
Il convient de garder à l'esprit que le montant du rapport préalable est approuvé par le chef d'entreprise. Après cela, le recalcul requis est effectué.
