Le stockage approprié des documents est un élément important du travail de bureau. Avant d'envoyer les papiers aux archives, ils doivent être flashés. Pour ce faire, vous devez connaître les règles de base pour l'archivage des cas.
Il est nécessaire
- - poinçon;
- - aiguille;
- - fil dur;
- - la colle.
Instructions
Étape 1
Numérotez toutes les feuilles à l'aide d'un crayon noir. Le numéro est placé dans le coin supérieur droit. Classez les documents par ordre chronologique, en commençant par le plus ancien. S'il y a des enveloppes avec des documents joints, vous devez numéroter l'enveloppe, puis chaque document qu'elle contient.
Étape 2
Retirez tous les trombones et autres pièces métalliques. Si votre document n'a pas de marge de classement, collez-y un morceau de papier. Préparez tous les papiers pour la couture en fondant les quatre piqûres et en les plaçant dans la couverture en carton.
Étape 3
Les liasses de documents doivent être serrées avec une pince, percées d'un poinçon ou percées avec un dispositif spécial pour coudre les documents. Sans retirer les pinces, cousez les papiers avec une longue aiguille en utilisant du fil grossier, de la ficelle ou du ruban adhésif.
Étape 4
Pour une couture correcte, il faut passer l'aiguille par l'envers dans le trou qui est le deuxième d'affilée, passer l'aiguille par l'envers et revenir à nouveau dans le deuxième trou. Après cela, l'aiguille doit être sortie vers l'avant et le deuxième trou doit être cousu, mais déjà par le haut. Le fil est tiré par l'arrière et ses deux extrémités sont fixées de manière à ce que les queues de fil puissent être scellées avec du papier (papier calque).
Étape 5
Le sceau de l'organisation est apposé sur le papier collé aux fils, et les responsables (directeur, chef comptable) signent également. Sur la couverture cartonnée, un inventaire des documents est collé, qui sont classés en liasse. Il doit indiquer le nom de l'organisation et son unité structurelle, mettre la date, indiquer la période de conservation des documents et le code d'archivage, s'il est adopté dans votre organisation.
