Dans toute organisation, même petite, de nombreuses commandes et commandes différentes sont émises et stockées. Si tous sont enregistrés et classés dans une seule chose, cela entraînera tôt ou tard une confusion. Et il est peu probable que les représentants des organismes d'inspection approuvent une telle tenue de registres.
Instructions
Étape 1
Afin de diviser correctement les commandes émises dans l'entreprise, vous devez être guidé par les documents suivants:
- approuvé par Rosarkhiv "La liste des documents de gestion typiques générés dans les activités de l'organisation, indiquant le temps de stockage";
- instructions pour le travail de bureau (élaborées par l'organe directeur).
Sur la base de ces documents, une nomenclature des cas devrait être élaborée au niveau de chaque entreprise. Sur cette base, les commandes, instructions et autres documents sont divisés.
Selon la taille de l'entreprise et sa structure, la nomenclature des cas développée peut être divisée en départements avec une indication du code de la lettre, ou elle peut être générale.
Dans tous les cas, toutes les commandes de l'entreprise sont conditionnellement divisées en commandes pour les activités principales et économiques et en commandes de personnel.
Étape 2
Les ordres pour les activités principales et économiques, en règle générale, sont conservés par le secrétaire (sauf indication contraire dans un arrêté séparé). Il est également responsable de l'enregistrement, du stockage et de l'archivage de ces commandes.
Les documents diffèrent en termes de temps de stockage. Les commandes pour l'activité principale de l'entreprise (pour la structure organisationnelle, pour l'approbation du tableau des effectifs, pour y apporter des modifications, etc.) ont des lignes de stockage - en permanence. A la fin de l'année civile, ils sont remis aux archives de l'entreprise.
Les commandes portant sur des questions économiques et opérationnelles sont conservées pendant 5 ans. Ils sont numérotés consécutivement sans lettre. Si le volume des commandes émises dans l'entreprise est important, elles sont divisées en volumes au cours de l'année. Après l'expiration de la période de conservation, ils sont détruits avec l'enregistrement de l'acte correspondant.
Étape 3
Les commandes de personnel sont établies et stockées dans le service de gestion du personnel de l'entreprise. Ils diffèrent également par la durée de conservation.
Un cas distinct est celui des ordonnances d'admission, de licenciement et de transfert avec une période de stockage de 75 ans. Sont également déposés ici les ordres de changement de nom, de déplacement professionnel de longue durée, de mutation temporaire de longue durée d'employés… Ces documents sont enregistrés dans le journal, ont une numérotation et un lettrage continus (le plus souvent "ls", "k"). À la fin de l'année, ces commandes sont cousues dans un dossier avec le journal d'enregistrement et remises aux archives.
Étape 4
Les commandes de vacances (régulières, sans solde, etc.), les déplacements professionnels de courte durée et les virements sont établis dans un fichier séparé, ils sont conservés pendant 5 ans. Une lettre est ajoutée à la numérotation de la commande (par exemple, "o" ou code départemental).
Les commandes à retirer ont la même durée de conservation. Cependant, il est recommandé de les stocker séparément, car ils sont accompagnés de supports d'analyse (notes explicatives, procès-verbaux, notifications et décisions du comité syndical, etc.).
A l'expiration de la période de stockage, ces commandes sont détruites.
Étape 5
Il est également recommandé de conserver les commandes promotionnelles séparément (durée de conservation - 75 ans). Dans un cas distinct, des ordonnances pour la promotion à la fois de leur propre entreprise et de leur supérieur sont déposées. L'affaire est classée dans les archives au fur et à mesure de sa formation.
