Tous les documents de l'organisation doivent être correctement conservés. Un système clair vous permet de trouver instantanément le bon morceau de papier. Certains types de documents ont leurs propres règles de stockage, par exemple pour les commandes.
Nécessaire
dossiers, boîtes, papier, ordinateur
Instructions
Étape 1
Créez un journal des commandes où toutes les commandes de l'organisation seront enregistrées. Le journal doit être obligatoirement relié et numéroté, ce qui exclut les post-scriptum ou la suppression de pages.
Étape 2
Le journal doit contenir certaines colonnes. Le contenu approximatif des colonnes peut être le suivant: une colonne où le numéro de l'entrée est indiqué dans l'ordre, la colonne avec la date de la commande, la colonne avec un récapitulatif de la commande, la colonne avec le numéro de la commande, le colonne où l'employé laisse une marque sur la familiarisation avec cet ordre. De plus, une colonne peut être ajoutée indiquant l'emplacement de la commande (dossiers ou boîte).
Étape 3
Toutes les commandes doivent être triées dans des dossiers: commandes d'admission et de licenciement des employés (commandes du personnel), commandes qui reflètent les incitations des employés, les envoyer en voyage d'affaires et en vacances, commandes reflétant les principales activités de l'organisation. Si les commandes ont d'excellentes périodes de conservation, des dossiers séparés sont créés pour elles.
Étape 4
Le système de stockage des commandes doit être clair, systématisé et assurer la continuité des numéros attribués aux commandes. Cela est particulièrement vrai lorsque la commande est retirée pour le travail. Il est recommandé de faire une photocopie de l'ordre saisi pour éviter toute confusion.
Étape 5
Toutes les commandes doivent être imprimées sur le papier à en-tête de l'organisation. Dans ce cas, le sceau sur la commande n'est pas requis. Si la commande est imprimée sur une feuille de papier ordinaire, le sceau de l'organisation doit y figurer.
Étape 6
Si l'entreprise a adopté un système électronique de stockage des commandes, celui-ci doit être uniforme dans toute l'organisation. Les employés qui ont le droit d'apposer leur signature sur ces documents doivent avoir accès aux commandes électroniques. Il est très pratique dans ce cas d'utiliser l'EDS (signature numérique électronique). Il est recommandé d'imprimer le journal de commande dans tous les cas.
