Un ordre est un document d'une grande importance pratique. Il indique une action spécifique: embauche et licenciement d'un employé, action disciplinaire, nécessité d'introduire une nouvelle technologie et bien plus encore. Le greffier doit s'assurer de l'entreposage de ce type de documents et de la capacité de trouver rapidement le bon. Pour cela, chaque commande se voit attribuer un numéro d'identification unique.
Nécessaire
- - ordres;
- - journal de bord;
- - instruction sur la gestion des dossiers du personnel;
- - 2 ou 3 dossiers.
Instructions
Étape 1
Le formulaire d'enregistrement des commandes n'est pas strictement réglementé par la loi. Il existe une instruction standard publiée par Rosarkhiv le 27 novembre 2000, qui stipule que la numérotation des commandes par personnel et activité principale doit être effectuée séparément au cours d'une année civile. Si vous travaillez dans une petite entreprise, où le secrétaire effectue également le travail d'un commis, commencez 3 dossiers et 3 journaux d'enregistrement.
Étape 2
Rédiger des instructions pour le travail de bureau. Il peut se composer de quelques éléments seulement. Indiquez quelles commandes doivent être stockées pendant 5 ans et lesquelles - 75. Écrivez dans quels tableaux les commandes de votre entreprise sont divisées et comment vous avez décidé de les désigner. Les commandes pour l'activité principale sont généralement numérotées avec un numéro séquentiel et les commandes du personnel - avec un numéro et une lettre. Par exemple, le numéro peut ressembler à "N° de commande 2-l/s" ou "N° de commande 2-k". Pensez à différentes désignations pour les documents avec une durée de conservation différente. Par exemple, à court terme peut être marqué comme personnel et à long terme - comme personnel.
Étape 3
Divisez les commandes par personnel en 2 parties par durée de conservation. Les documents sur l'octroi de congés réguliers ou d'études, les voyages d'affaires de courte durée, les incitations et les sanctions disciplinaires sont conservés pendant 5 ans. Classez les commandes pour l'emploi, le transfert, le licenciement, les longs voyages d'affaires et les longues vacances dans un autre dossier. Écrivez le nom du dossier et la date d'expiration sur les couvertures des classeurs. Remplir les commandes pour l'activité principale séparément
Étape 4
Dans les grandes entreprises, les commandes sont émises par différents services. En règle générale, la documentation relative à l'activité principale est conservée par le secrétaire et, pour le personnel, par le service du personnel. Ainsi, chacun a son propre dossier et ses propres livres comptables. Il suffit à un spécialiste RH de commencer 2 livres et 2 dossiers, en divisant les documents en fonction des durées de conservation. Cependant, avec un flux de documents très important, chaque dossier est souvent divisé selon les types de commandes. Si votre entreprise a adopté un système de stockage séparé, numérotez toujours les commandes dans l'ordre au sein d'une baie commune et enregistrez-les dans un seul journal.
Étape 5
Les commandes pour l'activité principale peuvent s'appliquer non seulement à l'ensemble de l'entreprise, mais également à des divisions individuelles. Développer le code pour chaque département ou département. Il peut s'agir d'une lettre ou d'un chiffre. N'oubliez pas que la désignation des commandes pour l'activité principale doit différer de celle qui est acceptée dans la gestion des dossiers du personnel de votre entreprise. Dans ce cas, la numérotation rentre dans le tableau général de "l'activité principale".
