La procédure de délivrance des ordres pour l'entreprise est établie par les instructions pour le travail de bureau. Dans le même temps, la comptabilité et le stockage de ces documents sont conservés dans un livret d'enregistrement des commandes spéciales, qui doit être présent dans chaque organisation.
Instructions
Étape 1
Créer un registre des commandes. Dans les grandes entreprises, cela est fait par un commis séparé; les petites entreprises nomment une personne responsable à ces fins. Vous pouvez utiliser à la fois le formulaire approuvé du livre d'enregistrement et développé indépendamment.
Étape 2
Créer la couverture du carnet de commandes. Il doit être fait d'un matériau dense afin que les bons de commande ne se froissent pas pendant le stockage. Il est à noter que ces documents doivent être conservés dans l'entreprise pendant au moins 5 ans.
Étape 3
Écrivez sur la couverture le nom de l'entreprise, le titre du livre et la période. Selon la fréquence d'émission des commandes dans l'organisation, le journal d'enregistrement peut être calculé sur un mois, un trimestre ou une année. Le verso de la couverture contient des informations sur la personne responsable de la maintenance et du stockage du document.
Étape 4
Choisissez l'une des façons de stocker les commandes dans le livre d'enregistrement. Ils peuvent être collés dans un livre ou insérés avec un classeur. La deuxième option est préférable au cas où vous auriez besoin d'obtenir l'une des commandes et d'en faire une copie. Toutes les commandes doivent être classées par ordre chronologique. Certaines entreprises laissent des numéros de sauvegarde qui peuvent être nécessaires pour traiter les commandes de manière rétroactive. Cependant, cette méthode est illégale, vous ne devriez donc pas en abuser.
Étape 5
Développer un formulaire commun pour les commandes d'entreprise. En règle générale, il s'agit d'un papier à en-tête, dans la partie supérieure duquel se trouvent les détails pré-préparés de l'entreprise: nom, adresse et informations d'enregistrement.
Étape 6
Passer la commande. Saisissez son numéro et sa date de compilation. Après cela, trouvez un titre qui devrait répondre brièvement à la question « à propos de quoi ? » Le texte principal se compose d'un énoncé de la base de la commande et de la partie administrative. À la fin, la signature du chef ou d'une autre personne autorisée est apposée.
Étape 7
Après cela, la commande est établie dans le carnet d'enregistrement des commandes. Si le document affecte les employés de l'entreprise, par exemple, une commission est formée, alors ces personnes doivent noter qu'elles ont lu l'ordre et apposé leur signature.
