Pour la comptabilité, la circulation et le stockage de divers documents, les services du personnel utilisent des carnets d'ordres, de congés, de relevés et de références. Les journaux d'enregistrement sont des documents à usage interne et sont stockés dans le service du personnel de l'organisation, et une personne spécialement désignée est responsable de la maintenance et du stockage de ces documents.
Instructions
Étape 1
Utilisez un formulaire de registre de commandes approuvé par le ministère ou créez-en un vous-même. Fabriquez la couverture avec un matériau épais. Au centre de la feuille, écrivez le nom de l'organisation et le titre du livre. Indiquez ci-dessous les dates de début et de fin de connexion. Au dos de la couverture, indiquez les informations sur la personne chargée de conserver et de remplir le document: indiquez le poste, le nom et les initiales de l'employé.
Étape 2
Assurez-vous que les pages ne peuvent pas être falsifiées ou supprimées du magazine. Numérotez et dentellez les pages du livre. Sur la dernière page, mettez un sceau de cire ou de mastic, fournissez un modèle prêt à l'emploi pour la certification au chef du service du personnel ou au chef de l'organisation. A noter: _ les feuilles sont numérotées, entrelacées, scellées dans ce journal de bord. Directeur: _ (signature, décryptage de signature). Date: _ (jour, mois, année).
Étape 3
Choisissez une orientation de page pratique (paysage, portrait) pour les entrées de journal. Si vous le souhaitez, organisez un tableau contenant les colonnes suivantes:
- le numéro de série de l'enregistrement;
- date d'entrée;
- le numéro de série de la commande;
- la qualité, le nom et les initiales du signataire de l'ordre;
- un récapitulatif de la commande.
Si vous n'êtes pas à l'aise avec la vue tabulaire, conservez les enregistrements sous forme libre. L'essentiel est de respecter l'ordre d'attribution des numéros en fonction des dates d'approbation des commandes et de refléter les informations ci-dessus dans le livre comptable.
Étape 4
Enregistrez les entrées du journal de vos commandes à l'encre bleue, noire ou violette. Ne pas autoriser l'effacement, l'effacement et la suppression des marques précédemment faites. Si vous devez apporter des modifications, rayez le texte corrigé d'une ligne afin de pouvoir toujours le lire. Dans la même colonne ou ligne, faites une nouvelle entrée correcte. Veuillez signer et indiquer la date du changement. S'il n'est pas possible (par exemple, s'il n'y a pas d'espace libre) de corriger l'erreur en place, créez une nouvelle fiche ci-dessous, et à côté des informations obsolètes, cochez la case « la fiche est invalide ».
Étape 5
Lorsque vous arrêtez de consigner le journal, notez la date d'expiration du journal sur la couverture avant du journal de bord.
