La plupart des organisations ont des documents stockés pendant des décennies. Pour éviter que vos titres ne se perdent ou ne se froissent, classez-les dans des chemises en plastique ou en carton dur. Avant de faire cela, assurez-vous d'attribuer son propre numéro à chaque contrat. Cela permettra de le trouver plus facilement en cas de besoin.
Instructions
Étape 1
Pour trouver facilement le bon contrat, faites un livre comptable. Prenez un cahier carré épais. Numérotez la première feuille. Donnez un numéro au titre et notez-le dans ce journal. Le numéro ne peut être composé que de chiffres, par exemple 345. Ou avoir des lettres - 123-ID. En plus de cela, entrez la date à laquelle le contrat a été conclu. La ligne du journal doit ressembler à ceci: 1. Contrat n° 345-Id du 2011-03-23. Dans les notes, indiquez l'essence de la transaction, si le style de documentation de l'entreprise l'exige.
Étape 2
Lorsqu'il y a plus d'une entité juridique dans l'organisation, préparez leur propre journal des contrats pour chacune. Utilisez des symboles conventionnels pour la désignation. Par exemple, notez les documents de LLC "Three Bears" sous le nom 456-TM. Et marquez les contrats de l'OJSC "Le Loup et le Petit Chaperon Rouge" 876-VKSH. Les numéros doivent être placés dans les cahiers dans l'ordre pour qu'il n'y ait pas de confusion.
Étape 3
Même si chaque division de l'entreprise est engagée dans l'exécution et l'approbation des documents, il devrait y avoir un livre de comptabilité des contrats. Dans le cas contraire, les numéros de documents seront répétés, ce qui amènera la discorde dans les activités de l'entreprise. Demandez au secrétaire ou au chef de bureau de tenir ce journal. Ne donnez pas de sceau ou de signe aux employés avec le PDG tant qu'un numéro d'identification ne lui a pas été attribué.
