La nomenclature est une liste de tous les cas qui composent l'archive et qui sont nouvellement ouverts dans une organisation particulière, introduits dans le système. Il doit indiquer l'index de l'affaire, le nom, les modalités établies de son stockage.
Variétés de nomenclature
Dans le travail de bureau, il existe trois grands types de nomenclatures: standard, approximative et individuelle. La norme est établie par la loi fédérale et sert de modèle pour l'élaboration de la nomenclature dans les organisations du même type. La nomenclature approximative ne comprend pas un nombre de cas strictement normalisé. Il contient une liste de cas recommandés pour l'ouverture avec leurs index. Les types de nomenclature ci-dessus sont établis dans les organisations et institutions étatiques et municipales. Employés d'organisations privées sur la base de documents statutaires, types de rapports, plans de travail, etc. une liste de cas individuels est en cours d'élaboration. Il comprend tout le volume des caisses formées de l'entreprise.
La procédure d'élaboration de la nomenclature
Chaque année, sur la base de l'ancienne, une nouvelle nomenclature des cas est établie. De plus, tous les documents sont sujets à révision. Un élément important de la nomenclature est la durée de conservation du boîtier. Sur cette base, on distingue les cas de stockage temporaire, de longue durée et permanent. La durée de stockage temporaire des fichiers est inférieure à dix ans, le stockage à long terme est supérieur à dix ans. Pour les documents dont la durée de conservation est expirée, un inventaire est dressé, qui indique le numéro de série du document, le nom, l'année de création, le nombre de feuilles et d'autres informations dans les cas expressément prévus. Après inventaire, ces documents font l'objet de destruction.
Structurellement, la nomenclature est représentée par des sections, des sous-sections. Cependant, cette division est typique des organisations et institutions gouvernementales. Dans les organisations privées, cette division est conditionnelle et met plutôt en évidence les principaux domaines de leurs activités, plutôt que de refléter la relation de pouvoir et de subordination.
Le tableau de nomenclature se compose de cinq colonnes: la première contient l'index du dossier, la seconde - le nom du dossier, la troisième - le nombre de pages (indiqué à la fin de l'année en cours), la quatrième - la durée de conservation établies par des actes juridiques réglementaires, les quinte-notes concernant l'ouverture du dossier, l'inscription à l'inventaire aux fins de destruction, etc.
Le cas du stockage à long terme et permanent inclus dans la nomenclature ne doit pas dépasser deux cent cinquante pages. Si le nombre de villages dépasse la norme, il est conseillé de diviser le cas en deux ou plus.
La nomenclature des cas établie doit être convenue avec le service des archives et signée par le chef de l'organisation.
