Vous avez un besoin urgent d'un document, mais vous ne vous souvenez plus où vous l'avez mis ? Mettez de l'ordre dans votre vie de bureau, rangez le tout dans des dossiers numérotés - cela facilitera votre travail.
On met les choses en ordre dans les journaux
S'il y a peu de documents et qu'ils se rapportent à un domaine d'application, il faut les mettre tous au même endroit, de préférence dans un dossier. Mais, en règle générale, un dossier ne suffit pas, il devrait y en avoir plusieurs. Par exemple, un dossier avec les documents constitutifs d'une entreprise, pour des lettres, pour des contrats avec des fournisseurs, etc.
Avec l'expansion de l'entreprise, le nombre de dossiers augmente. Vous n'aurez peut-être pas besoin d'une, mais de plusieurs étagères pour eux. Et puis apparaissent des employés qui auront leur propre flux de documents et leurs dossiers. C'est-à-dire que la première règle d'ordre est la répartition des documents dans des dossiers thématiques, qui devraient se trouver sur une étagère.
Aujourd'hui, l'industrie produit des plateaux horizontaux et verticaux. Ils sont très pratiques, prennent peu de place, tiennent bien sur la table et permettent d'avoir à portée de main tous les documents de base et fréquemment utilisés, sans nécessiter l'achat de nouveaux meubles.
Enregistrement
S'il y a beaucoup de documents, alors vous pouvez faire un registre spécial (journal d'enregistrement) pour eux ou plusieurs. Par exemple, les journaux de la documentation entrante et sortante. Ils contiennent la date d'enregistrement et le numéro du document entrant (sortant), son contenu succinct et/ou son nom et où le document est envoyé (à quel service, à quel fonctionnaire il a été remis, dans quel dossier il est placé, etc.).
Pour tout ou partie des dossiers, s'il y a beaucoup de documents et de nombreux dossiers similaires (au sens du terme), vous aurez peut-être besoin d'un registre de documents dans chaque dossier, c'est-à-dire d'une liste d'entre eux, qui est imbriqué ou attaché d'une manière ou d'une autre dans le milieu du dossier. Chaque document peut se voir attribuer un numéro (s'il n'y était pas auparavant) ou donner le vôtre. Ensuite, vous n'aurez pas besoin de parcourir tous les documents, mais regardez simplement leur liste, puis prenez le numéro nécessaire.
Placez les documents dans les dossiers, plateaux et étagères appropriés, démarrez-les à temps et vous trouverez tout rapidement et facilement.
Garder le lieu de travail bien rangé
Le lieu de travail doit être maintenu en ordre. Essayez de nettoyer votre table tous les jours ou au moins une fois tous les quelques jours. Vous pouvez laisser les documents nécessaires sur la table, mettre le reste dans des dossiers, sur des plateaux et des étagères, et si vous les avez pris à quelqu'un, alors les rendre. Seulement si vous le donnez, il est préférable de bien se rappeler qui ou même de l'écrire.
Et enfin. Une personne dont les documents sont toujours en place, sont facilement trouvés et amenés à temps, toujours en règle avec les autorités. Nous vous le souhaitons de tout notre cœur.
