L'ordre du jour est le squelette d'une réunion ou d'une réunion. C'est dans celui-ci que sont définis les principaux sujets de discussion et les principaux domaines de discussion. Il établit l'ordre de la réunion, concentre l'attention des participants sur une conversation professionnelle, ne permet pas à la discussion de se transformer en un échange de vues chaotique.
Instructions
Étape 1
Commencez à préparer l'ordre du jour dès que la direction a décidé de la date et du sujet de la réunion. Dans la foulée, il vous sera plus facile de formuler ses arguments. De plus, vous aurez suffisamment de temps pour corriger la première option si le gestionnaire souhaite modifier.
Étape 2
Mettez en évidence les aspects majeurs et mineurs du sujet de la réunion. Ne surchargez pas l'ordre du jour avec de petits problèmes qui peuvent être résolus de façon routinière. La meilleure option est d'inclure 1-2 points importants, dans la discussion desquels la majorité de l'équipe est intéressée, et de laisser du temps pour une résolution rapide des problèmes moins importants, y compris ceux qui ont surgi au cours de la réunion.
Étape 3
Formuler les points à l'ordre du jour. Évitez les phrases ambiguës ou ambiguës. Faites en sorte que les points de votre ordre du jour soient aussi précis que possible. Après les avoir lus, le participant à la réunion devrait facilement comprendre l'essence du problème et le but de sa discussion. Si vous rencontrez des difficultés, demandez l'aide d'un spécialiste qui prononcera un discours sur ce sujet.
Étape 4
Chaque élément doit commencer par la préposition « à propos » ou « à propos »: « À l'initiative du service commercial pour organiser une journée de nettoyage » ou « Sur la redistribution des fonctions entre le service marketing et le service de presse », etc. Si un document réglementaire est mis en discussion, la clause peut sonner comme suit: « Sur l'approbation de la Charte de l'entreprise » ou « Sur les modifications des fiches de poste du personnel du secrétariat », etc. Pour les questions informatives qui ne nécessitent pas de discussion, veuillez fournir une explication appropriée entre parenthèses ou séparées par deux points. Par exemple, "Sur les domaines prometteurs de l'édition de livres: Rapport du directeur général adjoint lors d'un voyage d'affaires au séminaire."
Étape 5
Structurez votre agenda. En pratique, il existe deux manières de classer les questions: de la plus importante à la moins importante et de mineure à significative. Chaque option a ses aspects positifs. Dans le premier cas, les principales questions sont examinées au début de la réunion. Les employés sont plus actifs, la fatigue ne les affecte pas encore. Mais la discussion de la première question peut s'éterniser, il ne restera plus de temps pour résoudre des problèmes mineurs mais importants. Si la réunion commence par des points moins importants, les collaborateurs se mettent progressivement au rythme et au moment où l'enjeu principal est annoncé, ils sont pleinement préparés pour un dialogue constructif.
Étape 6
Imprimez l'ordre du jour en fonction des besoins administratifs de votre organisation. En plus des questions à débattre, indiquez la date, l'heure, le lieu de la réunion, les conférenciers principaux, les participants et les experts invités. Approuver le document avec le responsable de l'organisation. Vous joindrez ultérieurement l'ordre du jour original au procès-verbal de la réunion. Sur la base de l'ordre du jour approuvé, préparez un bulletin d'information ou des annonces pour les employés.
