Certaines organisations utilisent des lettres commerciales dans leur travail. L'un d'eux est une lettre de confirmation. Il est envoyé afin de confirmer la réception de tout matériel, information et autre document. Il est établi par écrit et sous quelque forme que ce soit. Quelle est la procédure pour rédiger cette lettre ?
Instructions
Étape 1
Faites la lettre de confirmation sur le papier à en-tête de l'organisation, bien sûr, ce n'est pas nécessaire, mais ce sera mieux. Dans le coin supérieur droit, indiquez les détails de votre organisation, ci-dessous écrivez à qui ce document est adressé, par exemple, directeur général de Vostok LLC Ivanov Ivanovich.
Étape 2
De nombreuses organisations enregistrent les messages entrants / sortants dans des journaux, il est donc conseillé de noter le numéro de série de la correspondance et la date de compilation. Laissez également une ligne vide pour les mêmes coordonnées de destinataire.
Étape 3
Ensuite, au centre, indiquez le titre, c'est-à-dire l'objet de la lettre, par exemple, sur une augmentation des prix des services. Après cela, écrivez le nom ou le poste de la personne à qui vous postulez, par exemple, Cher M. Ivanov. N'oubliez pas qu'aucune abréviation n'est autorisée.
Étape 4
Ensuite, écrivez le but de la lettre, par exemple: « Nous vous informons que nous avons lu votre liste de prix et que nous sommes prêts à coopérer à l'avenir ».
Étape 5
Ce qui suit est la partie principale de la lettre, mais ce n'est pas obligatoire. Ici, vous pouvez spécifier les conditions, par exemple, lors de l'accord de coopération et d'autres informations.
Étape 6
Vient ensuite la dernière partie de la lettre de confirmation, dont le contenu dépend du degré de connaissance que vous avez du destinataire, il peut s'agir de phrases: « Cordialement… », « Sincèrement vôtre… » ou « Avec mes meilleurs vœux….
Étape 7
Des pièces jointes peuvent être rédigées à la lettre de confirmation, par exemple, des graphiques, des calculs. Ceci est fait afin de ne pas encombrer la lettre d'informations inutiles et pour qu'elle soit facile à lire. Dans le texte, il suffit de se référer à ces sources.
Étape 8
A la fin de la lettre, le responsable doit apposer la signature et le sceau de l'organisation. Envoyez votre lettre commerciale par la poste ou remettez-la en personne. Certaines personnes utilisent le courrier électronique pour cela, ce qui permet de gagner beaucoup de temps.
