Les règles de l'étiquette des affaires exigent de ne pas laisser sans réponse les lettres reçues de collègues et partenaires. Un rôle particulier dans la correspondance officielle appartient à la lettre de confirmation. Ce document fixe les accords préalables, les faits de réception et de transmission de toute information, le désir de participer à un événement particulier, etc. Il existe des phrases clés bien établies pour chaque type de lettre de confirmation.
Instructions
Étape 1
Préparez un formulaire A4 standard pour rédiger une lettre de confirmation. Dans le coin supérieur gauche, assurez-vous de placer des informations sur votre organisation: nom complet, adresse légale avec code postal, numéros de contact, numéro d'enregistrement principal de l'État (OGRN) et d'autres informations. Dans le coin supérieur droit, indiquez les données du destinataire: nom de l'organisme destinataire, fonction, nom et initiales de la personne à qui la lettre de confirmation est envoyée, adresse postale complète.
Étape 2
Formulez le titre de votre email. Cela permettra au destinataire de l'identifier plus facilement et de l'organiser plus facilement dans les archives de votre organisation. Le titre doit être court et informatif, par exemple: « À la réception d'un accord de fourniture de LLC« NNN » ou« À la confirmation de la participation au séminaire 02.02.2002 ». Tapez le titre à gauche sous les détails de votre organisation.
Étape 3
Éloignez 2-3 lignes de l'en-tête et tapez un message au destinataire. Utilisez le formulaire standard d'adresse officielle aux partenaires commerciaux: "Cher Ivan Ivanovitch !" ou "Cher M. Ivanov!"
Étape 4
Dans la partie principale de la lettre de confirmation, décrivez brièvement le fait que votre organisation a reçu des documents, des biens, des services du destinataire. La formulation doit être laconique et ne pas dépasser 1 à 2 phrases: « AAA LLC accuse réception de 2 (deux) exemplaires du contrat de fourniture du 12.02.2011 n° 34 ».
Étape 5
Si la lettre confirme les accords précédemment conclus, vous devez décrire brièvement leur essence. Par exemple, une conversation a eu lieu entre les directeurs généraux des entreprises, dans laquelle ils ont exprimé leur intention d'une coopération mutuellement bénéfique, réalisée lors des négociations du 29 janvier 2010. Veuillez envoyer les documents nécessaires à la conclusion d'un accord."
Étape 6
Terminez la lettre de confirmation par une phrase exprimant la gratitude et l'espoir d'une coopération à long terme. Le cas échéant, vous pouvez également demander des informations ou documents complémentaires en fin de courrier: « Nous vous confirmons notre participation au séminaire sur les problèmes environnementaux du 23 mai 2008. Merci d'adresser le questionnaire du participant à notre adresse.
Étape 7
Imprimez la lettre en deux exemplaires et signez avec le chef de l'organisation. Vous enverrez une copie au destinataire par courrier, la seconde - placez-la dans vos propres archives pour le stockage.
