Une lettre de confirmation est une marque de respect pour une organisation qui vous a approché avec une offre. Même si vous refusez, confirmer que la question n'a pas été ignorée vous donnera l'opportunité de ne pas offenser votre adversaire et, si nécessaire, de reprendre le dialogue plus tard.
Nécessaire
- - les coordonnées de votre entreprise;
- - les coordonnées de la société du destinataire.
Instructions
Étape 1
Si vous écrivez une lettre de confirmation au nom d'une entreprise ou d'une organisation, faites-le sur papier à en-tête. Le titre du document doit contenir le nom de votre entreprise, son adresse légale, le numéro d'enregistrement principal de l'État, le numéro de contribuable individuel, les numéros de contact, parfois le site Web et l'adresse e-mail de l'entreprise sont indiqués. Toutes ces informations doivent être situées dans le coin supérieur gauche d'une feuille A4. Si la lettre émane d'un particulier, inscrivez vos nom, prénom, patronyme, adresse de résidence permanente et coordonnées.
Étape 2
En face des données de l'expéditeur, à droite, inscrire les données du destinataire: nom de l'organisme, adresse postale, fonction et nom, prénom, patronyme de la personne à qui cette lettre de confirmation doit être remise personnellement.
Étape 3
En bas à gauche, indiquez la date de préparation du document et son numéro de série sortant. Ensuite, au milieu, écrivez le nom de la lettre, qui doit refléter son essence et le contenu de la question. Par exemple, « Confirmation de réception d'une invitation à un séminaire ».
Étape 4
Ensuite, écrivez le texte de la lettre elle-même. Il doit être concis, précis, sans mots ni émotions inutiles. Votre objectif est simplement de faire comprendre au destinataire que sa proposition est soit acceptée, soit tout simplement pas ignorée. Vous n'êtes pas obligé d'être d'accord avec la proposition avec votre lettre, mais vous pouvez faire preuve d'attention et de respect, même si vous refusez quelque chose, le plus important est le contrecoup pour maintenir la relation. Vous pouvez simplement accuser réception d'une invitation à un événement ou réception de telle ou telle information. Dans le texte de la lettre, adressez-vous au destinataire par son nom et son patronyme.
Étape 5
La lettre doit être imprimée en deux exemplaires et signée par le chef de l'organisation ou l'expéditeur, s'il en a le droit. Un exemplaire vous reste, le second est envoyé au destinataire.
