Le travail de toute entreprise est impossible sans employés. En règle générale, pour simplifier la comptabilisation des mouvements de personnel, certains employeurs utilisent des fichiers dits personnels dans le cadre de leurs activités commerciales. En général, le concept de « fichier personnel » désigne une sorte d'archive contenant toutes les données personnelles concernant un employé en activité. L'utilisation d'un tel système comptable n'est pas nécessaire pour les personnes morales, mais pour les institutions étatiques, les dossiers personnels sont un élément obligatoire.
Instructions
Étape 1
En règle générale, lorsqu'il postule à un emploi, un employé rédige une demande d'emploi. Vous, en acceptant de l'accepter pour le poste, établissez un ordre (ordre) pour acceptation. Ensuite, faites des copies de tous les documents, par exemple d'un passeport, d'un certificat de mariage, etc.
Étape 2
À ce stade, constituez un dossier personnel. Veuillez noter que des dossiers distincts doivent être créés pour chaque employé. Faites des copies de toutes les commandes, comme une commande de travail. Vous aurez également besoin de copies du cahier de travail, du document de formation, c'est-à-dire de toutes les copies des documents dont vous disposez pour l'employé.
Étape 3
Une fois que toutes les copies ont été faites, classez-les. Veuillez noter que ce cas augmentera au fur et à mesure que vous travaillez. C'est-à-dire que si des ordres sont émis contre cet employé, par exemple, un ordre de promotion, un ordre de nomination d'une personne responsable, un ordre d'octroi de congé, etc., vous devrez alors en faire des copies et les déposer auprès de votre dossier personnel par ordre chronologique… Ceci s'applique à tous les documents RH relatifs à l'employé.
Étape 4
Faites un inventaire interne pour vous familiariser facilement avec le contenu de la mallette. Il est également rempli par ordre chronologique. Tous les documents de l'inventaire doivent avoir un numéro de série, une date de compilation, un titre, un nombre de feuilles et, éventuellement, une sorte de note.
Étape 5
Les dossiers personnels des employés doivent être conservés par une personne responsable nommée par arrêté du chef. Les corrections ne sont autorisées que par la main de ce responsable, et les informations ne peuvent être consultées qu'en présence de cette personne.
Étape 6
Lors du licenciement d'un employé, fermez son dossier personnel, c'est-à-dire résumez, numérotez les feuilles, écrivez le nombre total de pages, cousez le tout et soumettez-le aux archives de l'organisation, tout en remplissant la liste de livraison.
