Les dossiers personnels de tous les retraités et employés retraités doivent être envoyés aux archives pour être conservés (article 17 de la loi fédérale n° 125-F3). Un employé du service du personnel est obligé de préparer des dossiers avec des documents et de les transférer de main en main à un employé autorisé des archives.
Nécessaire
- - Dossiers;
- - classeur;
- - crayon;
- - inventaire;
- - transférer l'inventaire.
Instructions
Étape 1
Avant de soumettre des dossiers personnels aux archives, préparez soigneusement tous les documents disponibles qui sont restés au service du personnel après le licenciement des employés. La législation fixe certains délais dans lesquels il est nécessaire d'avoir le temps de transférer les dossiers personnels des salariés pour archivage. Ils ne doivent pas excéder 12 mois après le licenciement.
Étape 2
Organisez chaque dossier personnel dans l'ordre chronologique inverse. Si, pendant l'emploi, la première page était une demande écrite par un employé pour un emploi, dans les documents d'archives, la première page sera une lettre de démission.
Étape 3
Toutes les feuilles pliées dans le bon ordre, dossier avec un classeur, numéro dans l'ordre. Faites un inventaire sur une feuille séparée. Saisissez toutes les pages reliées de votre dossier personnel sous le numéro de série.
Étape 4
Joindre l'inventaire en haut de toutes les pages. Si vous remplissez un dossier personnel pour chaque salarié séparément, placez-le dans un dossier en carton, en gros caractères d'imprimerie écrivez la première lettre du nom de famille du salarié et l'année de licenciement.
Étape 5
Lors du transfert de cas aux archives, il est permis de mettre plusieurs cas d'employés retraités dans un même dossier, mais le nombre de feuilles ne doit pas dépasser 250. Dans un dossier, placez les cas d'employés retraités en un an, dont les noms commencent avec la même lettre. Un tel enregistrement des dossiers personnels est le plus souvent utilisé dans les grandes entreprises, où transite un important flux de personnel pendant un an.
Étape 6
Pour tous les cas préparés, établissez une feuille de transfert, qui a une forme unifiée. Dans la colonne n° 1, notez le numéro d'ordre de chaque caisse, dans la colonne n° 2 - l'index de chaque caisse selon la nomenclature, n° 3 - le nom des intitulés des caisses, n° 4 - les dates, N° 5 - le nombre de feuilles transférées pour chaque cas séparément, N° 6 - les périodes de stockage, # 7 - les ajouts ou les notes existantes.
