Dans les services du personnel des organisations, des entreprises, un grand nombre de documents sont stockés: ordres d'embauche, octroi de vacances, transferts, récompenses, paiements supplémentaires en espèces, licenciements et autres. L'importance de la préservation de ces documents est due à la nécessité de conserver des enregistrements des documents de chaque employé spécifique. La tâche de former correctement et rapidement les documents du dossier est confiée aux agents du personnel.
Instructions
Étape 1
La formation de cas est le placement de documents exécutés dans des cas. Regroupez les documents dans des dossiers pour chaque année civile, à l'exception des dossiers qui ont été formés initialement et qui ne sont pas dans une année civile. Ces cas comprennent: les dossiers personnels des étudiants, des employés, des travailleurs, des affaires médico-légales, des affaires de retraite, des antécédents médicaux, ainsi que d'autres documents comptables.
Étape 2
La formation finale des dossiers personnels des étudiants, étudiants, doctorants doit être effectuée dès l'obtention du diplôme d'un établissement d'enseignement ou d'études de troisième cycle; ouvriers et employés - lors de leur licenciement; antécédents médicaux - après la sortie du patient; affaires judiciaires - immédiatement après la fin du procès et le prononcé de la décision; cas de pension - après la fin des paiements de pension.
Étape 3
Lors de la préparation du stockage d'archives, regroupez les dossiers personnels des employés licenciés dans des dossiers personnels, si le nombre de feuilles ne dépasse pas deux cent cinquante. Il en va de même pour les personnes diplômées d'un établissement d'enseignement. Vous pouvez également créer un fichier personnel individuel en tant qu'unité de stockage distincte. Cette règle s'applique aux fichiers personnels de stockage permanent.
Étape 4
Lors de la création de fichiers personnels, tenez compte des différentes périodes de conservation. En ce qui concerne les cas de durée de conservation à long terme et permanente, formez-les séparément et incluez-les également dans différents inventaires.
Étape 5
Regrouper les commandes du personnel dans les caisses selon les périodes de conservation établies. Au sein de chaque dossier personnel, les documents sont inscrits par ordre chronologique, c'est-à-dire du début à la fin de l'année, ainsi que par date de leur approbation, compilation, enregistrement.
Étape 6
Les cas formés à partir de comptes personnels, de cartes personnelles, de cahiers de travail, ainsi que de tenues de dossiers personnels, systématisent strictement par ordre alphabétique. Lors de l'utilisation d'un tel dessin, apportez des précisions supplémentaires en indiquant les trois premières lettres des noms des personnes sur lesquelles un dossier personnel a été ouvert.
