Un dossier personnel est l'ensemble des documents d'un employé, qui contiennent les informations personnelles nécessaires sur l'employé et les données sur son ancienneté. Le dossier personnel est conservé individuellement pour chaque employé, dans un dossier séparé. Pour que le dossier personnel de l'employé permette de systématiser facilement les informations sur l'employé, il existe certaines règles pour sa constitution.
Instructions
Étape 1
Rappelons qu'un dossier personnel n'est obligatoirement constitué que pour les salariés des établissements de service public, tous les autres employeurs décident de mener ou non les affaires personnelles à leur discrétion. Dans le même temps, si la décision relative à la gestion des dossiers personnels des employés a été prise, la documentation doit être établie conformément aux règles du travail de bureau.
Étape 2
Le dossier personnel d'un employé comprend une assez grande quantité de documentation, dont le profil de l'employé, sa biographie, des recommandations et caractéristiques, des documents sur l'éducation, etc. L'un des attributs indispensables du dossier personnel d'un employé est un inventaire interne des pièces du dossier.
Étape 3
Faire un inventaire interne des documents - c'est le premier document qui est investi dans l'affaire. Le dossier personnel étant constitué par ordre chronologique, l'inventaire est constitué de la même manière. Ainsi, dans un premier temps, toute la liste des documents dressés et reçus du salarié lors de l'embauche est inscrite dans l'inventaire. À l'avenir, dès réception d'une nouvelle documentation, classez les documents dans le dossier et inscrivez-les dans l'inventaire par ordre chronologique.
Étape 4
Lorsque vous maintenez un dossier personnel d'un employé, attribuez un numéro de série à chaque document déposé. Étiquetez les pages avec une numérotation distincte. De plus, selon la catégorie du document, attribuez-lui un index spécial.
Étape 5
Lors de la saisie des données dans l'inventaire interne des documents du dossier personnel, indiquez les informations sur le numéro de série et l'index de chaque document, le nom complet du document et le nombre de feuilles dans le cas où ce document occupe. Numérotez les feuilles sur lesquelles l'inventaire est effectué séparément du tableau général de l'affaire. Confirmez l'inventaire interne avec votre propre signature et sa transcription indiquant le poste. Le remplissage correct de l'inventaire interne vous permet de systématiser les dossiers personnels des employés et de rendre l'accès aux informations sur l'employé pratique et efficace.
