Un responsable des relations publiques doit connaître son travail. Cela explique la nécessité de conserver des archives d'informations importantes, que l'on appelle dossiers de presse ou dossiers médias.
Archives du responsable des relations publiques
Un dossier de presse est constitué pour toutes les nouvelles importantes, les personnes et les événements qui affectent directement ou indirectement la réputation de l'organisation.
Il est optimal de conserver des classeurs séparés selon:
- événements réguliers et ponctuels: expositions, séminaires, tables rondes, réunions et dîners d'affaires;
- des personnes clés, des leaders d'opinion, des alliés de la position de l'organisation et de ses opposants;
- sujets régulièrement traités par le service RP. Il est important de collecter non seulement les propres documents de l'organisation, mais également les réactions du public, les documents éditoriaux, les commentaires d'experts, etc.
- médias et journalistes de l'industrie.
Un dossier de presse, comme toute archive, doit être une base d'informations dynamique dans laquelle les informations sont régulièrement mises à jour et les nouvelles informations sont minutieusement collectées.
Technique de collecte
Côté technique, le dossier de presse peut être imprimé ou électronique. Le plus souvent, pour minimiser le travail sur le dossier de presse, il est permis d'avoir les deux options d'archivage complémentaires.
Le dossier de presse comprend des publications dans les médias, du matériel de PR-service. Pour les personnes, les biographies, les photos, les données personnelles (avec l'autorisation de la personne), les coordonnées personnelles et les téléphones des assistants sont utilisés. Il est important de constituer le dossier de presse des événements à partir des programmes de l'événement, des résolutions, des documents des participants et des contacts des organisateurs.
Une place particulière dans le dossier de presse est occupée par les informations sur les médias et les journalistes. Un spécialiste des relations publiques doit faire une description détaillée de chaque média spécialisé, que l'organisation interagisse actuellement avec la rédaction ou non. Les données brutes doivent inclure des informations sur la diffusion (s'il s'agit d'une publication imprimée), la fréquentation (pour les ressources Internet), des informations sur les fondateurs, le PDG, le rédacteur en chef et les journalistes de l'industrie.
Les dates de naissance de tous les partenaires médias, quelle que soit leur position dans la hiérarchie éditoriale, ne seront jamais superflues. Un employé ordinaire et le chef d'une société de médias seront également ravis si le service de relations publiques d'une organisation amicale les félicite avec une petite carte postale ou un bouquet de fleurs luxuriant. Il est préférable de limiter les informations sur les journalistes à la compétence informationnelle de l'organisation. Si le service RP a préparé et remis au correspondant un analyste sur l'organisation pour la préparation du matériel, vous devez laisser une marque à ce sujet dans le dossier de presse. Cela permettra de connaître plus facilement le point de départ de la prise de conscience chez les collègues ayant des contacts répétés.
Le remplissage du dossier de presse est directement lié à la mesure dans laquelle le service RP analyse soigneusement les médias. Dès qu'un nouvel article paraît sur un sujet proche des activités de l'organisation du PR-manager, il doit être inclus dans le dossier de presse. Vous devriez également utiliser des histoires vidéo, des chroniques d'auteurs, des enregistrements de blogueurs faisant autorité et d'autres informations.
Accès au dossier de presse
Si un dossier de presse est constitué sur une longue période, alors assez souvent, en plus des informations provenant de sources ouvertes, un soi-disant initié y apparaît. Les informations privilégiées sont généralement appelées informations reçues de sources non officielles qui n'ont pas encore été confirmées publiquement. Les représentants officiels des organisations peuvent conserver de telles informations dans le statut « sans commentaire » pendant une longue période. Par conséquent, une fois dans le dossier de presse, le responsable des relations publiques doit se rappeler la nécessité de restreindre l'accès aux archives aux tiers.
Une autre incitation à restreindre l'accès aux dossiers de presse sont les données personnelles, qui sont souvent complétées par des informations sur les personnes. Il est important de s'en souvenir lorsque vous contactez d'autres employés de l'organisation, des spécialistes des relations publiques d'autres organisations et d'autres parties intéressées. Le dossier de presse est développé principalement pour l'usage interne de l'organisation.
Cela explique également la nécessité d'installer des systèmes de sécurité supplémentaires pour éviter les fuites d'informations. Il est important de rassembler les documents papier dans des dossiers dont l'accès doit être strictement limité. Les bases de données électroniques devraient être disponibles pour les employés du département des relations publiques, sur demande - à la direction de l'organisation, mais fermées à un large éventail d'informations d'entreprise.
