Le dossier personnel d'un employé est une information qui reflète toutes les étapes de la relation entre l'employé et l'organisation. Il est formé (tenu et formalisé) par un organisme du personnel ou un fonctionnaire spécialement habilité. Il est nécessaire de constituer un dossier personnel conformément aux règles de tenue des dossiers en vigueur.
Nécessaire
- Dossier "Fichier personnel";
- Documents de l'employé (ou leurs copies);
- Stylo;
- Perforateur.
Instructions
Étape 1
Un dossier personnel est ouvert après la publication d'un arrêté portant nomination d'un salarié à un poste.
Étape 2
Le dossier personnel comprend: un inventaire interne des documents; questionnaire et fiche personnelle sur les dossiers du personnel; résumé;
copies des documents scolaires (et tous les certificats de qualification); cartes d'identité; certificats et autres documents confirmant les modifications apportées aux données personnelles de l'employé (copies d'acte de mariage, NIF, certificat d'assurance, certificats de naissance d'enfants); accord de responsabilité; des copies de toutes les commandes de rendez-vous, de transfert, d'incentives, de voyages d'affaires, de vacances, etc.; accord de travail (contrat); données de recertification; les caractéristiques.
Tous ces documents (ou leurs copies) doivent être classés dans un seul dossier.
Étape 3
Dans l'inventaire interne, il est nécessaire de répertorier tous les documents qui sont classés dans un dossier personnel. Les documents sont classés par ordre chronologique au fur et à mesure qu'ils deviennent disponibles. Dans la colonne "Note" de l'inventaire interne, il est indiqué que les documents sont retirés ou que les originaux sont remplacés par des copies. L'inventaire interne est signé par l'employé qui l'a dressé, en indiquant le nom, le prénom, le patronyme et la date de compilation.
Étape 4
Les inscriptions inscrites dans un dossier personnel sont écrites avec un stylo plume ou un stylo à bille en noir, bleu ou violet, les corrections ne sont pas autorisées.
Étape 5
Les feuilles du dossier personnel du salarié et de son inventaire interne sont numérotées séparément.
Étape 6
Lors de la fermeture d'un dossier personnel, vous devez déposer une déclaration et ordonner le licenciement de l'employé.
Étape 7
Ils conservent les fichiers personnels dans le coffre-fort d'une organisation ou d'une entreprise. Ils sont délivrés pour un usage personnel uniquement pour une certaine catégorie d'employés qui ont accès aux informations personnelles.
Étape 8
Les dossiers personnels des salariés licenciés sont transférés en archives pendant 75 ans. Les dossiers personnels des chefs d'entreprise sont conservés en permanence.
