Une entreprise de toute forme de propriété a son propre flux de travail sous la forme d'un ensemble de documents de différents types, systématisés selon un certain principe. Un mémorandum requiert une attention particulière lors de sa rédaction.
Qu'est-ce qu'un mémo
Le document commercial sous la forme d'un mémo est de nature informative et de recommandation. Il est remis au supérieur immédiat ou au chef de l'organisation. La note peut être établie sur instruction de la direction et à l'initiative du salarié.
Le document se compose de faits spécifiques en rapport avec une question spécifique. Dans la plupart des cas, la note est l'opinion subjective de l'employé, qui est consignée par écrit. Parfois, à la lumière des événements qui se déroulent dans l'entreprise, il est extrêmement important pour le gestionnaire de connaître les opinions des subordonnés afin d'ajuster leurs actions ultérieures. Les employés sont tenus de rédiger seuls une réponse détaillée, complétée par leurs propres idées et recommandations.
Quant à l'objet des rapports, il peut être différent: d'une fourniture ponctuelle d'informations à un rapport périodique. Contrairement aux notes explicatives et de service, le mémo peut être utilisé au sein de l'entreprise ou jouer le rôle de document de rapport pour une autorité supérieure.
Raison de la rédaction du document
Un mémo est rédigé à la suite d'un processus hors de contrôle, qui peut nuire à l'entreprise. C'est alors que l'employé peut de même porter toutes les informations à la connaissance de ses supérieurs. Par exemple, il peut s'agir d'un absentéisme multiple d'une personne responsable ou d'un mépris pour la réalisation des objectifs prévus, ce qui, bien sûr, peut affecter négativement les performances de l'ensemble de l'entreprise. En général, le document est destiné à devenir un signal pour un changement de politique interne, qui est actuellement mis en œuvre par la direction.
Comment rédiger correctement un mémo
Généralement, un document se compose de plusieurs parties. Tout d'abord, il est nécessaire de formuler clairement la raison qui a motivé la rédaction du mémo. Il décrit la situation spécifique et énumère les faits. Ensuite, il est tout à fait lucidement recommandé d'exprimer votre propre opinion sur ce qui se passe. Dans le même temps, il est nécessaire d'analyser la situation sous tous ses aspects et de proposer votre propre solution au problème.
Toutes les informations doivent être présentées de manière suffisamment succincte, tout en respectant le sujet de ce qui s'est passé. La distorsion de la réalité et l'expression de conjectures qui ne sont pas étayées par une base de preuves sont inacceptables.
Le document est placé sur une feuille de format A4 avec l'indication obligatoire en haut à gauche du nom de l'unité. En haut à droite, vous devez placer des informations sur le destinataire de la note. Un peu en dessous, à partir d'une ligne rouge, le nom du document et son numéro, ainsi que le lieu de compilation, sont écrits en gros caractères.
Ensuite, l'information est présentée sous une forme assez libre, qui est appuyée par la signature de l'employé qui a préparé le document.
Avant d'envoyer le mémo, il est recommandé de vérifier soigneusement la réalité de toutes les circonstances ci-dessus.
