Les documents sortants sont des lettres officielles que l'organisation envoie à des destinataires tiers (fournisseurs, consommateurs, autorités réglementaires, etc.) ou à des collègues d'autres villes. En règle générale, deux employés se partagent la responsabilité du traitement de cette correspondance: le compilateur et le commis. Le premier est chargé de préparer et d'approuver le texte. Le second enregistre la lettre, envoie l'original à sa destination et stocke une copie de service.
Nécessaire
- - la forme de la société;
- - l'ordinateur sur lequel l'éditeur de texte est installé;
- - journal de bord d'enregistrement de la documentation sortante.
Instructions
Étape 1
Si vous êtes compilateur
Préparez un projet de document. Les lettres sortantes peuvent être proactives et réactives. Dans le premier cas, vous commencez (initiez) une correspondance avec une autre organisation ou une personne spécifique sur toute question officielle. La lettre de réponse doit contenir les informations correspondant à la demande reçue.
Étape 2
Imprimez la lettre en deux exemplaires sur le papier à en-tête de votre organisation. Assurez-vous que la partie supérieure du document, appelée "en-tête", est correctement formatée. En plus des coordonnées de l'entreprise, situées sur le formulaire à droite, il comprend les données du destinataire et l'en-tête de la lettre.
Étape 3
Dans le coin supérieur gauche, tapez le titre, les initiales et le nom de la personne à qui le document est destiné, l'adresse d'une organisation ou d'un individu. La procédure de spécification des informations doit être exactement la même, par exemple:
"Au directeur général de LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rue Rabochaya, 37, bureau Quatorze, Saratov, 109235.
Étape 4
Sur la droite, sous les détails de votre organisation, placez le titre de la lettre. Il doit être court, reflétant clairement le contenu du texte. Par exemple: « En procédant à une inspection programmée de l'état sanitaire d'un bâtiment » ou « En fournissant des informations sur les maisons nécessitant des réparations majeures. »
Étape 5
Commencez le texte principal en vous adressant au destinataire et en précisant la raison pour laquelle cette lettre lui est envoyée. Par exemple: « Cher Ivan Ivanovitch ! Nous vous informons d'une inspection prévue de l'état sanitaire de l'immeuble loué le 14 janvier 2011 ».
Étape 6
S'il y a des pièces jointes au document sortant, indiquez-les après le texte principal, par exemple: « Pièce jointe sur 3 pages. en 1 exemplaire. Tout en bas de la dernière page du texte, l'auteur du document doit être indiqué. En règle générale, l'auteur de la lettre tape son nom de famille, ses initiales et son numéro de téléphone professionnel plus petit que la police principale.
Étape 7
Vérifiez la lettre avec les décideurs de votre organisation dans n'importe quelle direction. Par exemple, les documents impliquant la dépense de fonds sont visés par un comptable et les réponses à une demande du bureau des impôts sont signées par un avocat. Les employés de l'organisation qui approuvent la lettre apposent leurs signatures personnelles avec une transcription sur le deuxième exemplaire à la fin du texte, en dessous de l'emplacement du visa du chef. Après avoir reçu les approbations nécessaires, le document sortant est signé par le chef de l'organisation.
Étape 8
Remettez le document convenu et signé au greffier. Si vous souhaitez conserver une copie, imprimez une copie supplémentaire. Demandez au greffier de mettre un numéro de sortie dessus.
Étape 9
Si vous êtes commis
Acceptez la lettre sortante de l'expéditeur. Vérifiez la disponibilité et l'exactitude des principaux détails, les visas d'approbation, les informations sur le créateur et la signature du gestionnaire. Faites attention à la présence de pièces jointes à la lettre.
Étape 10
Enregistrez les informations sur le document dans le journal du courrier sortant. Si votre organisation est passée à la gestion électronique des documents, procédez conformément aux instructions de maintenance de la base de données. Il n'y a pas de règles strictes d'enregistrement pour un journal de bord papier traditionnel. Cependant, en pratique, un tableau avec les colonnes suivantes est le plus souvent utilisé:
- la date;
- le numéro du document sortant;
- destinataire;
- résumé (titre);
- l'auteur du document;
- Remarque.
Étape 11
Le numéro sortant est formé comme suit. Tout d'abord, spécifiez le numéro de liste de stock du dossier dans lequel les copies des messages sortants sont stockées. Écrivez le numéro de série d'une lettre particulière à travers un tiret ou une barre oblique. Vous obtiendrez: "01-14-256" ou "01-14 / 256", où 01-14 est le numéro de dossier, 256 est le numéro de document.
Étape 12
Saisissez le numéro de départ dans la ligne spéciale du formulaire. Pour une lettre de réponse, n'oubliez pas d'indiquer également le numéro du document entrant auquel elle est associée. Scellez la première copie de la lettre (sans visas d'approbation) dans une enveloppe et envoyez-la au destinataire. Classez une copie du document dans le dossier approprié.
