Tous les documents de l'organisation doivent être conservés dans les archives. Par exemple, le Code des impôts stipule que les documents primaires, les documents confirmant le paiement des impôts et autres doivent être protégés pendant quatre ans. Mais il existe également de tels documents qui peuvent être détruits au bout d'un an, par exemple les horaires de vacances. L'élimination doit être effectuée après l'émission de l'acte.
Instructions
Étape 1
Tout d'abord, il convient de noter que les documents qui «ont rempli leur objet» ne peuvent être inscrits dans l'acte que si le délai a expiré avant le 1er janvier de l'année où un tel document est établi, c'est-à-dire que les documents de 2010 doivent être inclus dans l'acte qu'en 2016.
Étape 2
Avant de rédiger un acte et de détruire la documentation, dressez des inventaires qui doivent être approuvés par le chef de l'organisation et établissez un protocole.
Étape 3
Il est conseillé de rédiger un acte sous forme de tableau. Dans le coin supérieur droit, précisez les détails de l'organisation. Écrivez ensuite « J'approuve » en majuscules ci-dessous, en ligne régulière, indiquez le poste ci-dessous (gérant, directeur général, etc.), puis le nom et les initiales. Précisez la date de rédaction de l'acte même ci-dessous.
Étape 4
Après cela, indiquez le but, par exemple, pour mettre en évidence les documents expirés pour destruction. Ensuite, énumérez les raisons, par exemple, "sur la base de la liste des documents organisationnels typiques …"
Étape 5
Ci-dessous se trouve la section tabulaire, qui se compose de huit colonnes. Le premier est le numéro de série. Le second est le nom du document, par exemple, les horaires de vacances ou la correspondance concernant le travail avec le personnel. La troisième concerne les dates de fin, c'est-à-dire les dernières dates indiquées dans le document, par exemple, le calendrier des vacances se termine en 2010, vous devez donc écrire « 2010 ». Vous n'êtes pas obligé de spécifier le mois ici.
Étape 6
Vient ensuite la colonne avec les numéros d'inventaire, s'ils ne sont pas là, alors vous pouvez mettre des tirets. Ensuite, notez l'indice de la caisse selon la nomenclature, par exemple, le graphique 05-20, où 05 est l'indice du département, et les deux derniers chiffres sont le numéro ordinal de la caisse.
Étape 7
Après cela, indiquez le nombre d'unités de stockage, par exemple, le graphique peut être en un seul exemplaire, mais la correspondance avec les trames est au pluriel. Remplissez ensuite la case avec les durées de conservation selon l'ouvrage de référence. A la fin, si nécessaire, remplissez la colonne « note ».
Étape 8
Après la partie tabulaire, écrivez que les inventaires sont disponibles et approuvés par le protocole du chef en indiquant le numéro et la date de sa compilation.
Étape 9
Ensuite, résumez le total, qui est exprimé en nombre d'éléments de documents prêts à être détruits, par exemple, au cours de la période 2006-2010, 234 éléments ont été détruits.
Étape 10
Ensuite, le gestionnaire vérifie à nouveau toutes les données et signe le document.
