Quel que soit le type d'activité dans lequel l'organisation est engagée, au cours de sa vie, elle crée des volumes importants de documentation qui doivent être conservés. Plus l'entreprise est grande et plus l'étendue de ses activités est large, plus le volume de documents accumulés est important. Naturellement, tôt ou tard, la question du tri et de la destruction des documents non pertinents se pose. Il reste à déterminer ce qui peut être détruit et ce qui doit encore être préservé.
Instructions
Étape 1
Afin de systématiser la documentation, pour chaque document reçu pour stockage, il est nécessaire de déterminer la période de stockage, après laquelle le document peut être détruit sans risque pour l'organisation.
Utilisez la liste approuvée des documents pour lesquels la période de conservation est établie par Rosarchiv. Le document principal qui devrait être guidé lors de la systématisation de ce type de documentation est la "Liste des documents de gestion typiques générés dans les activités des organisations, indiquant le temps de stockage" (approuvé par Rosarchiv le 06.10.2000)
Étape 2
Étudiez également les listes de contrôle départementales auxquelles vous devrez recourir si votre organisation relève des qualifications départementales (par exemple, il existe des listes de contrôle pour les départements militaires, les services bancaires, etc.). Pour les types d'organisations les plus courants, des listes de documentation ont également été constituées (par exemple, pour les sociétés par actions).
Étape 3
Un certain nombre de documents sont soumis à un stockage conformément à leurs spécificités, par exemple, la documentation fiscale doit être conservée pendant une période d'au moins 4 ans et les états financiers - au moins 5 ans.
Étape 4
L'utilisation de listes est le moyen le plus pratique d'organiser les documents, car il existe une période de conservation claire pour chaque type de documentation. Cependant, tous les documents ne peuvent pas être classés dans des listes. Pour certains documents, la période de conservation doit être établie par l'organisation elle-même.
A cette fin, l'organisme, par arrêté approprié, crée une commission d'experts, qui examine régulièrement la valeur des documents, détermine les périodes de conservation et détruit les documents pour lesquels la période de conservation est expirée ou n'est pas requise. Il est important que la commission comprenne des personnes capables de calculer la pertinence du document et les risques probables de sa perte.
