La transition vers le nouveau format de document aura lieu dès 2021. Il vous permettra d'obtenir un accès direct et rapide aux informations sur l'activité de travail non seulement pour l'employé, mais aussi pour l'employeur potentiel et les autorités compétentes.
Raisons de la transition
Dans la plupart des pays européens, les formats papier pour la tenue des registres de la population active ont depuis longtemps cessé d'exister. Ils ont été remplacés par des bases de données électroniques et des lettres de recommandation de la Caisse de pensions et des employeurs.
Le cahier de travail est le document principal d'un citoyen officiellement employé. Il contient des informations importantes pour les employeurs et la Caisse de pensions concernant les lieux de travail, les responsabilités professionnelles, la présence de réprimandes ou d'incitations, les raisons du déménagement dans une autre organisation. Sur cette base, l'ancienneté totale est également calculée, ce qui affecte directement la formation de la future pension.
Des difficultés peuvent survenir avec la forme papier du cahier de travail: détérioration, avarie ou perte par la faute de l'employeur ou du salarié lui-même, impossibilité de fournir rapidement les informations disponibles au service du personnel ou aux agences et organismes spécialisés; il existe également des cas de fraude plus fréquents avec introduction de données inexactes ou altérées. Cela peut entraîner des démarches chronophages et psychologiques: collecte de documents, déplacements, files d'attente.
Les citoyens seront particulièrement vulnérables en cas de perte d'informations sur les dossiers de travail pour les raisons suivantes:
- Congé maternité;
- Interruption du travail, y compris invalidité;
- Déplacement d'un établissement (ville, région, etc.) à un autre;
- Liquidation de l'ancien lieu de travail.
Le cahier de travail électronique est conçu pour éliminer tous les problèmes ci-dessus, car il s'agira d'un fichier enregistré situé dans la base de données comptable de toute la Russie. L'accès à cette base de données sera à la disposition des agences et organismes gouvernementaux. Il sera intégré, par exemple, à la Caisse de retraite, au Département de la protection sociale de la population, au service de l'emploi, au service du personnel de l'organisation dans laquelle travaille actuellement le citoyen.
Le concept et les avantages d'un cahier de travail électronique
Il n'y aura aucune différence entre un cahier de travail papier et un cahier électronique, ils sont totalement identiques en termes d'informations sur l'employé. Leur liste restera la suivante:
- lieu de travail;
- période de travail générale sur chaque lieu de travail;
- poste d'employé (profession, spécialité);
- qualification (niveau, grade, classe, catégorie);
- dates d'enregistrement du début et de la fin des relations de travail;
- mesures d'encouragement ou de punition;
- les mouvements de postes, y compris les transferts et les licenciements;
- emploi à temps partiel (à la demande du salarié).
Le cahier de travail électronique sera stocké dans le compte personnel de l'employé sur le site Internet de la Caisse de pension, ainsi que sur le portail des services de l'État. Les informations nécessaires seront fournies sous forme d'extrait. Il peut être délivré par la Caisse de retraite, le Centre multifonctionnel de services publics (CFM) ou l'employeur actuel. Un extrait est fourni sans mention du lieu de résidence ou de travail du salarié.
Lors de la demande d'un nouveau lieu de travail, un citoyen peut effectuer plusieurs actions: recevoir un extrait des autorités ci-dessus, envoyer indépendamment des données par Email, ou les enregistrer et les fournir sur un support numérique. Pour les deux dernières méthodes, vous devez ajouter une signature électronique aux données.
Les avantages des cahiers de travail électroniques incluent:
- Minimisation des informations erronées, inexactes ou sciemment inexactes;
- Accès rapide à l'information, ainsi que sa mise à disposition rapide si nécessaire;
- Réduire les coûts de l'employé et de l'employeur pour l'acquisition, l'entretien et le stockage des supports papier sur les activités de travail;
- La possibilité d'un emploi à distance;
- Enregistrement à distance des services publics, prestations, pensions, etc.
- Sécurité et sûreté des données au niveau de l'État.
Les avantages du nouveau système comptable sont indéniables, mais cette innovation a aussi des inconvénients. Cela s'applique principalement aux coûts du gouvernement pour le développement, la mise en œuvre, le soutien et la protection de la base de données. De plus, dans un premier temps, il sera nécessaire de transférer au système une quantité colossale de données sur l'activité de travail des citoyens à partir des supports papier, ce qui peut entraîner à la fois des erreurs triviales des opérateurs et des défaillances du système. Un autre obstacle est le manque d'accès à Internet dans les régions, il en va de même pour les villages et villages reculés.
Processus de transition
Il est prévu de passer à ce système début 2021. Ce sera volontaire pour ceux qui ont déjà de l'expérience à ce moment-là. Employeurs qui vont obtenir un emploi pour la première fois à partir de janvier 2021, les employeurs ne commenceront qu'une version électronique.
Pour les salariés souhaitant continuer à tenir un cahier de travail papier, il est nécessaire de déposer une candidature sous quelque forme que ce soit au service RH d'ici fin 2020. Ensuite, l'employeur conservera les dossiers sous forme électronique et papier.
Si la demande n'est pas soumise, des cahiers de travail papier seront remis à ces employés et les modifications ultérieures ne seront apportées qu'au format numérique.
