À l'ère de l'informatique, les partenaires communiquent de plus en plus à distance, préférant ne pas perdre de temps en rencontres personnelles et en négociations. Par conséquent, il n'est pas surprenant que la correspondance de travail soit d'une importance non négligeable dans la vie d'un gestionnaire moderne. Faire les choses correctement est la tâche de chaque employé de bureau.
Instructions
Étape 1
Si, au travail, vous devez communiquer avec des clients ou des fournisseurs, vous devez bien sûr souvent écrire des lettres formelles. Ce n'est pas aussi facile qu'il n'y paraît à première vue: la correspondance commerciale est semée d'embûches, qu'il faut contourner afin de maintenir votre réputation de partenaire compétent. S'il n'est pas possible de suivre un cours sur l'art de la correspondance commerciale, suivez les règles ci-dessous.
Étape 2
La lettre officielle doit être enregistrée. Faites-le avant de commencer à le compiler et mettez le numéro dans l'espace prévu à cet effet (généralement dans le coin supérieur gauche, sous le logo de l'entreprise, s'il y en a un). Précisez le destinataire dans le coin supérieur droit. Commencez par le titre, puis mettez le nom de famille (ou les noms de famille si la lettre est destinée à plus d'une personne). Les postes doivent être répertoriés dans un ordre hiérarchique, c'est-à-dire viennent d'abord, par exemple, le directeur, puis son adjoint, puis les chefs de services et de départements.
Sous les noms des destinataires, indiquez le titre et le nom de l'expéditeur. N'oubliez pas: la préposition "de" n'est pas utilisée dans ce cas; c'est l'une des erreurs courantes ! Ensuite, indiquez l'objet de la lettre et la date à laquelle elle a été rédigée. Le sujet de la lettre doit indiquer clairement de quoi ce document parlera; l'énoncer clairement et clairement.
Étape 3
Le texte de la lettre commence par un appel. S'il s'adresse à une seule personne, alors postulez par prénom et patronyme ou, à défaut, par nom de famille: « Cher M. Ivanov. En aucun cas, ne permettez la familiarité dans la lettre, même si vous connaissez personnellement le destinataire et êtes en relation "sur une courte durée" avec lui. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un document officiel, il doit être classé dans les archives et peut être utilisé dans le travail même plusieurs années plus tard.
Le texte de la lettre elle-même doit être clair et compréhensible. Ne répandez pas de "pensées le long de l'arbre", ne remplissez pas la lettre de détails inutiles, ne citez pas de faits bien connus. Rien n'est plus embêtant qu'une perte de temps à lire un document dont tout le sens pourrait se résumer en 4 phrases, mais il faut lire 4 feuilles. Formulez vos propositions de manière brève et compréhensible, si vous avez besoin d'explications, mettez-les sous forme de pièce jointe et joignez-les à la lettre.
