La correspondance commerciale fait partie intégrante de nombreux processus de production. Une place importante y est occupée par les réponses aux appels officiels de diverses organisations, y compris celles de contrôle. Pour de telles lettres, un style commercial officiel est requis, c'est tout à fait acceptable, de plus, les virages bureaucratiques sont préférables. Il n'y a pas de place pour les émotions en eux, même si les affirmations selon lesquelles l'appel que vous avez reçu sont inappropriées.
Nécessaire
- - un ordinateur;
- - Accès Internet ou imprimante;
- - le papier à en-tête de l'entreprise;
- - courrier, coursier ou visite personnelle au bureau du destinataire (pas dans tous les cas);
- - le texte de la lettre à laquelle vous répondez.
Instructions
Étape 1
Utilisez du papier à en-tête pour rédiger votre réponse. N'oubliez pas d'attribuer un numéro de départ à la lettre, de l'enregistrer au secrétariat ou au bureau, et de mettre la date.
Étape 2
Adressez la réponse à la personne dont la signature se trouve sous la lettre. Habituellement, il représente le titre et le nom de famille avec des initiales. Essayez de trouver son nom et son patronyme. Pour ce faire, utilisez Internet ou appelez directement l'organisation d'où provient la lettre. Habituellement, au bas de la lettre officielle, le nom de famille de l'artiste et son numéro de téléphone sont indiqués. Ces informations seront utiles pour une interaction ultérieure, si le besoin s'en fait sentir. Cependant, la réponse doit être dirigée vers le nom de la personne dont la signature fait l'objet de l'appel qui vous est parvenu. Ses initiales suffisent dans l'en-tête de la réponse. Mais la lettre doit commencer par une adresse nominative et patronymique: « Cher Ivan Ivanovitch !
Étape 3
Au tout début de votre réponse, indiquez les données de sortie de la lettre. Habituellement, les appels officiels contiennent un numéro sortant, la date est obligatoire. La formulation généralement admise de la première phrase: « En réponse à votre courrier (recours, demande d'information, réclamation, réclamation - selon le cas) n° untel de tel ou tel numéro, nous estimons qu'il est nécessaire (option - nous peut) signaler ce qui suit."
Étape 4
Ensuite, répondez aux questions qui sont contenues dans la lettre dans le même ordre dans lequel elles y sont données.
Étape 5
Si, à votre avis, les réclamations ou réclamations faites contre vous personnellement ou votre organisation par l'auteur de la lettre sont illégales, indiquez qu'elles ne peuvent pas être satisfaites et expliquez la raison, en vous référant aux dispositions de la législation en vigueur, qui, dans votre avis, contredire.
Étape 6
Utilisez la phrase « Cordialement » à la fin de votre réponse. Vous devrez le faire, même si vous pensez que le destinataire n'est pas digne de respect. Cependant, il n'est pas nécessaire de démontrer cette opinion. N'oubliez pas d'inclure également votre titre, votre nom de famille et vos initiales. Si vous soumettez une réponse papier, veuillez apposer votre signature en dessous.
