Dans le processus de travail et de préparation des documents, un rôle important est attribué à leur approbation, qui peut être interne, lorsque les documents sont approuvés par les services de l'organisation elle-même ou externe, associée à l'approbation de documents par d'autres institutions. Un document légalement correctement accepté donne le droit d'entreprendre les actions prévues par les lois, les normes et les règles. Les documents qui ont passé la procédure d'approbation sont scellés ou tamponnés.
Instructions
Étape 1
Travailler en tant qu'employé d'une organisation, dont les responsabilités incluent l'approbation interne et externe des documents, il est nécessaire d'avoir des informations claires sur les services de l'entreprise qui sont responsables de leur approbation.
Étape 2
Faites une liste des documents qui devront être approuvés pendant toute la période de travail. Soyez clair sur les services responsables de leur approbation. Faites un tableau qui indiquera les types de documents soumis à approbation obligatoire, les services chargés de réaliser ces travaux, les fonctions, les noms, les noms, les patronymes des employés, leurs téléphones et leurs adresses e-mail.
Étape 3
Décidez du document qui doit être approuvé. Faites un plan en indiquant l'ordre dans lequel vous contactez les services de votre organisation. Découvrez les délais pour l'achèvement des travaux en discutant avec chaque employé de toutes les divisions de l'entreprise responsable de l'approbation du document.
Étape 4
Portez une attention particulière aux conditions d'approbation du document, répondez rapidement à toute modification apportée par un employé du département. Si vous avez des doutes sur les modifications apportées au document, assurez-vous de consulter les spécialistes de l'organisation, en clarifiant toutes les nuances. Cela contribuera à réduire le temps d'approbation à l'avenir et vous permettra de rédiger légalement le document correctement.
Étape 5
Dans chaque département de l'organisation, après avoir passé la procédure d'approbation, un visa est apposé sur le document. Il peut s'agir d'un tampon de service ou d'un tampon « Approuvé » avec une indication du poste, du nom et de la signature de l'employé. Assurez-vous que chaque employé responsable de l'approbation du document le signe correctement. Dans le cas contraire, il ne sera pas signé par le responsable de l'organisation.
Étape 6
Le dernier lien pour approuver le document est le chef de l'entreprise. Le document n'est considéré comme légalement accepté que s'il est signé par la direction, les employés de tous les services, le sceau ou le cachet de l'entreprise.
Étape 7
Lors de la coordination externe de documents nécessitant leur approbation par diverses institutions, consultez la liste des organismes auprès desquels vous devez postuler. Découvrez des informations détaillées sur les départements, leurs employés impliqués dans la coordination. Appelez-les ou envoyez un e-mail en précisant la liste des documents requis. Convenez d'une heure de rendez-vous.
Étape 8
Préparer une liste des problèmes liés au moment de l'approbation et à la procédure de modification pour l'employé de l'institution impliqué dans l'approbation externe des documents. Faire une déclaration officielle sous la forme prescrite, en indiquant la liste des documents à convenir. Contrôler le moment de l'approbation des documents et l'exactitude de leur exécution.
