Il existe un tel concept de « coutumes commerciales ». Sous cette définition vaste - toutes les traditions adoptées dans l'environnement des relations commerciales officielles. La correspondance officielle reste l'un des principaux mécanismes d'interaction commerciale. Les fonctionnaires, les hommes d'affaires et les organisations publiques communiquent à travers des messages préparés selon des règles générales.
Raison d'écrire
Aussi ennuyeuse et insignifiante que puisse paraître l'étape préparatoire à la rédaction d'un recours officiel, elle ne peut être négligée. La raison de la préparation du document doit être clairement formulée.
Avant de composer une lettre officielle, il est important de déterminer avec précision le destinataire. Après avoir déterminé l'objet du message, il convient de vérifier si cette question relève de la compétence du destinataire. En cas de doute, il est préférable d'examiner la question de la compétence dans les règlements et autres documents normatifs de l'organisation.
Type de demande
Une fois le sujet et le destinataire déterminés, vous devez réfléchir au type d'appel.
Une lettre officielle doit être écrite si nécessaire:
- Informez le destinataire. Le plus souvent, les newsletters sont envoyées de destinataires de niveau inférieur à des destinataires de niveau supérieur;
- Contactez le destinataire avec un test, ce qui implique d'autres actions de sa part. Alors ils se tournent soit vers une personne supérieure, soit vers un égal en position;
- Donnez un devoir. Ce type d'adresse ne convient que pour s'adresser à un subordonné.
Les personnes contactant les autorités, entreprises ou autres structures utilisent le plus souvent le formulaire de demande-demande.
Formulaire de recours officiel
Les conditions difficiles de l'interaction entre les fonctionnaires et les entreprises font que la forme des appels n'est pas inférieure au contenu. Pour que la lettre atteigne le destinataire et ne se perde pas dans les labyrinthes du bureau, elle doit être rédigée selon toutes les règles.
Les organisations rédigent les lettres sur du papier à en-tête officiel, attribuent un numéro de sortie et indiquent la date. Pour clarifier rapidement les questions d'appel, il est important d'indiquer le nom complet et les coordonnées de l'entrepreneur. Ils apparaissent sur la dernière feuille de la lettre dans le pied de page.
Les particuliers rédigent les demandes sur des feuilles A4 vierges sous forme dactylographiée et, dans de rares cas, sous forme manuscrite.
Pour les organisations, seuls la fonction et le nom du destinataire sont indiqués dans l'en-tête du recours, c'est-à-dire les informations sur l'auteur du recours et les coordonnées sont indiquées sur le formulaire officiel. Les particuliers devront compléter l'en-tête avec leurs propres données, y compris un numéro de téléphone de contact et une adresse à laquelle une réponse doit être envoyée.
A gauche, les détails de la lettre sont indiqués, et en dessous le libellé du sujet de l'appel: « À propos de récompenser », « À propos de fournir des informations », « À propos d'un rendez-vous personnel », etc.
Le style de l'appel officiel
Le style commercial officiel est utilisé pour composer les lettres officielles. Les principes fondamentaux de ce style sont la cohérence, l'absence d'ambiguïté et la clarté de la présentation. Dans la correspondance commerciale, les formulations familières, l'utilisation de langues vernaculaires, sans parler des jurons et des jurons, sont inacceptables. Même les événements les plus troublants de la correspondance officielle doivent être présentés sur un ton neutre sans aucune couleur émotionnelle.
Il est recommandé de suivre une structure claire et logique des phrases et des paragraphes. Cela simplifie grandement la perception de l'information par le lecteur.
La structure de l'appel officiel
Une lettre officielle commence par un appel: . Ceci est suivi d'un préambule, dans lequel il faut répondre à la question: « Pourquoi l'appel est-il écrit, au nom de qui et pour quelle raison. Cela pourrait ressembler à ceci:
«».
«».
Passant du général au particulier, une partie explicative est introduite, qui reflète les spécificités. Si une plainte est écrite - l'essence chronologique du conflit. Dans les lettres d'invitation, la partie explicative contient des informations sur le lieu, la date et l'heure de l'événement, ses organisateurs et la forme de participation du destinataire.
Tout recours officiel se termine par une inscription directe de la demande. Par exemple: ", ", ", etc.
