L'entreprise moderne ne peut pas être arrêtée par de longues distances, elle n'est plus limitée à une ville ou une région. Les partenaires commerciaux peuvent être situés dans une ville voisine ou sur un continent voisin. Afin de formaliser les accords par écrit, les partenaires peuvent ne pas toujours avoir une réunion personnelle. Mais une telle bagatelle ne peut pas devenir un obstacle au développement des affaires, car il est devenu courant de conclure des contrats par courrier.
Nécessaire
- Télécopieur;
- E-mail;
- modèle de contrat;
- les coordonnées des parties;
- enveloppes et timbres.
Instructions
Étape 1
Pour pouvoir conclure un contrat par courrier, échangez les détails avec un partenaire commercial. Si vous agissez en tant que vendeur, demandez à vos partenaires commerciaux les détails de leur organisation. L'acheteur doit fournir ses coordonnées aux partenaires commerciaux. Les demandes sur papier à en-tête de l'organisation peuvent être envoyées par fax ou par e-mail. Vous pouvez aussi les dicter par téléphone, mais ce n'est pas très pratique.
Étape 2
En règle générale, le vendeur d'un service ou d'un produit dispose d'un modèle de contrat standard. Par courrier électronique, envoyez ce projet d'accord à vos partenaires commerciaux pour examen. N'utilisez pas le fax si vous ne voulez pas que votre partenaire reçoive des textes illisibles.
Étape 3
L'acheteur doit examiner le projet de contrat et l'approuver si toutes les clauses du contrat lui conviennent. En cas de désaccord avec certaines clauses du contrat, l'acheteur doit, oralement ou par écrit, déclarer son désaccord au vendeur.
Étape 4
Si tout est en ordre, inscrivez les coordonnées des parties dans le contrat, imprimez-le en deux exemplaires, signez une personne autorisée du vendeur et télécopiez-le à l'acheteur. L'acheteur doit signer un fac-similé du contrat (signé par le vendeur). Le contrat signé doit être faxé par l'acheteur au vendeur.
Étape 5
Si l'acheteur n'est pas d'accord avec certaines conditions, la procédure de conclusion d'un contrat par courrier change légèrement. Si, sur l'insistance de l'acheteur, le vendeur ne souhaite pas modifier les termes du contrat, alors le contrat est conclu avec un protocole de désaccord. Dans ce cas, après avoir reçu par fax une copie du contrat signé par une personne habilitée du vendeur, l'acheteur doit établir un procès-verbal de mésentente.
Étape 6
Après avoir établi et signé le protocole de désaccord, l'acheteur doit le faxer au vendeur. Le vendeur, ayant signé une copie du protocole de mésentente (signé par l'acheteur), doit transmettre cette copie par fax à l'acheteur. En retour, l'acheteur doit faxer le contrat signé. A partir de ce moment, le contrat est réputé conclu avec le protocole des désaccords, qui en fait partie intégrante.
Étape 7
Si le vendeur n'est pas d'accord avec le protocole de litige, il doit établir un protocole de conciliation de litige. L'échange de protocoles suit le même algorithme.
Étape 8
Après s'être mis d'accord sur toutes les questions, après l'échange de copies en fac-similé signées, les partenaires doivent échanger les originaux des documents par courrier. Si vous êtes vendeur, merci d'envoyer par mail deux exemplaires du contrat signé de vos côtés. En tant qu'acheteur, veuillez faxer deux copies du procès-verbal de désaccord signé par votre personne désignée. Après avoir reçu les documents, apposez vos signatures dessus, gardez une copie avec vous et envoyez l'autre par courrier à votre partenaire.
