Chaque organisation doit conserver des registres des contrats de travail avec les employés. Il s'agit d'un document interne, mais l'inspection du travail peut vérifier son existence et son maintien à tout moment, et s'il détecte des infractions, l'employeur sera confronté à des problèmes. Cependant, tenir ce registre n'est pas si difficile, l'essentiel est de le faire en temps opportun et de se conformer aux exigences formelles minimales.
Il est nécessaire
- - règlement sur l'enregistrement des contrats de travail;
- - journal d'enregistrement des contrats de travail.
Instructions
Étape 1
Il faut commencer par l'élaboration et l'approbation du règlement sur la comptabilisation des contrats de travail. Il s'agit d'un document générique qui peut être facilement trouvé et téléchargé sur Internet, puis modifié pour répondre aux besoins de l'organisation. Par exemple, en termes de principes d'attribution d'un numéro au document lui-même lors de sa conclusion et d'inscriptions dans le journal des contrats de travail. Dans ce dernier cas, il n'y a pas d'exigence légale stricte. L'employeur peut soit créer un nouveau journal chaque année, en commençant la numérotation des documents qui y sont inscrits à partir d'un, soit conserver ce registre jusqu'à épuisement des pages, et en commencer un nouveau à partir du numéro suivant le dernier dans le précédent. Ceci est particulièrement pratique pour les petites et moyennes entreprises, où le nombre d'employés et de contrats avec elles est faible.
Étape 2
Le document est imprimé sur le papier à en-tête de l'organisation indiquant son nom et son emplacement.
Dans la partie supérieure se trouve une place pour le visa du manager: le mot « J'approuve », en dessous du champ pour la date, la signature (après le nom du poste du manager) et son décodage. Le sceau de l'organisation est également mis ici. S'il existe un service ou un service juridique dans l'entreprise, le document est visé par ce service. Un formulaire de journalisation y est également joint. S'il y a plusieurs pages (et c'est généralement le cas), elles sont cousues, scellées de la signature du responsable avec son décodage, sa position, la date et le cachet de l'entreprise.
Étape 3
Après l'approbation du Règlement, il est nécessaire de commencer le journal de bord lui-même en stricte conformité avec les exigences spécifiées dans le Règlement. En règle générale, il contient des informations sur le numéro d'enregistrement, la date de conclusion du contrat, la fonction, le nom, le prénom et le patronyme du salarié, la date de l'entrée, les motifs de sa réalisation (ordre du directeur d'embauche), les données sur les modifications et la résiliation du contrat avec la date et les motifs. Ici, l'employé signe qu'il a reçu sa copie du contrat de travail.
