La réunion est un attribut traditionnel de tout processus de gestion. L'importance, la nature, le niveau technique, la durée de cette réunion d'affaires peuvent varier en fonction des objectifs et des conditions spécifiques de la réunion. Dans le même temps, cet événement a deux caractéristiques principales: lors de la réunion, l'un ou l'autre problème ou tâche est discuté et le résultat devrait être une certaine décision. Une réunion réussie nécessite une organisation claire.
Instructions
Étape 1
Avant de convoquer une réunion et d'y inviter un groupe spécifique de participants, formulez l'objectif de la réunion. Clarifiez pour vous-même: par quelle décision cela devrait-il se terminer. Le résultat peut être l'approbation d'un plan de travail pour une certaine période, l'élaboration d'un projet de commande réelle, l'établissement d'un programme de réseau, etc.
Étape 2
Si un problème est résolu lors d'une réunion, le but d'une réunion d'affaires nécessitera de répondre aux questions: pourquoi, pourquoi et comment. Il y a une règle immuable: avant d'être d'accord, vous devez vous mettre d'accord sur ce qui sera discuté. Il se peut que des participants faisant autorité à la réunion se retrouvent à penser que le problème déclaré n'existe pas. Réunions spéciales - pour générer (développer) des idées. Ils peuvent prendre la forme de ce que l'on appelle le "brainstorming". Le cadre d'une telle procédure nécessite un cadre non standard et créatif.
Étape 3
Une étape importante dans la préparation de la réunion est la formulation de l'ordre du jour. Une réunion peut être inutile et improductive si ses composantes informationnelles et problématiques ne fonctionnent pas. Par conséquent, réfléchissez clairement à la définition du sujet de conversation. Comparez: « La question de l'augmentation des ventes du produit A dans le réseau de vente au détail » et « Convenir d'actions pour augmenter les ventes du produit A dans le réseau de vente au détail ». Dans le premier cas, la discussion peut se transformer en rapports banals, dans le second en solution de problèmes douloureux.
Étape 4
Le lieu de la réunion est également important. Il y a une observation psychologique correcte: si la discussion a lieu dans le bureau d'un leader, sa vision de la résolution d'un problème particulier peut évidemment être dominante et plus préférable. Toute autre salle (salle de conférence, salle spacieuse) peut être la meilleure option. N'oubliez pas: la zone de communication confortable est à environ un mètre. Dans la mesure du possible, gardez cela à l'esprit lorsque vous placez vos chaises. Les tables rondes ou ovales sont idéales pour les réunions. Une retraite peut être encore plus appropriée dans des situations spécifiques, mais c'est une option très coûteuse.
Étape 5
Planifiez votre temps de réunion de manière réfléchie. Il est irrationnel de le désigner avant la pause déjeuner ou à la fin de la journée de travail, les heures du matin sont préférables. Si vous prévoyez une longue réunion, faites des pauses ou des pauses café (5 à 10 minutes toutes les heures). Si vous devez tenir une réunion d'information, une option est possible sans réunion classique, c'est-à-dire sans chaises.
Étape 6
Discipline les employés de l'organisation et fait partie de la culture d'entreprise un calendrier clair des réunions: il est recommandé de les tenir un jour régulier de la semaine et à une certaine heure (par exemple, le vendredi matin).
Étape 7
Les réunions sérieuses nécessitent souvent de la clarté: démonstration de tableaux, schémas, présentation de matériel vidéo. Il est souhaitable d'avoir un tableau blanc, un tableau à feuilles mobiles, un écran pour ces besoins.
