Les planificateurs, les réunions et les réunions font partie intégrante du flux de travail. Leur tâche principale est d'analyser collectivement toute situation de service. Les participants aux réunions de travail peuvent et doivent s'exprimer activement, discuter des détails et proposer des solutions aux problèmes. Pour qu'une réunion soit efficace, l'hôte doit respecter certaines règles.
Nécessaire
- - l'ordre du jour;
- - le règlement de la réunion;
- - protocole de la réunion.
Instructions
Étape 1
Apprenez les signes clés d'une réunion efficace. Il y en a peu: 1. La réunion a un but précis; 2. L'organisateur a effectué tous les travaux préparatoires nécessaires; 3. Seuls les employés intéressés et directement liés aux questions discutées participent à la réunion; 4. La discussion ne s'écarte pas du sujet principal; 5. À la suite de la réunion, des plans immédiats ont été déterminés et des instructions spécifiques ont été données aux employés. Toutes ces questions doivent être supervisées personnellement par le gestionnaire, surtout si l'organisation n'a pas encore mis en place un mécanisme permettant de tenir des réunions efficaces.
Étape 2
Formulez le sujet principal de la réunion. Il doit être pertinent et compréhensible pour les employés. Il est très important que la réunion de travail ait un objectif précis: élaborer un plan d'événement, approuver une décision, proposer une idée, etc. Par exemple, vous ne devriez pas parler de la crise économique mondiale si votre agence de publicité a eu moins de clients. Dans ce cas, la réunion devrait être consacrée à l'élargissement de la gamme de services et à la modification du système de remise.
Étape 3
Préparez un ordre du jour détaillé de la réunion. Dans celui-ci, indiquez le sujet principal, les questions qu'il est prévu de discuter, les noms des intervenants, la composition des invités, la date, l'heure et le lieu de l'événement. Chaque point de l'ordre du jour doit détailler le sujet principal de la réunion, en refléter certains aspects. Les questions peuvent être regroupées soit selon le principe "du simple au complexe", soit dans un ordre analytique - "la situation actuelle - ses origines - les solutions possibles".
Étape 4
Joindre le calendrier de la réunion à l'ordre du jour. Dans ce document, fixez le temps pour les conférenciers principaux, pour les informations des co-conférenciers, pour clarifier les questions et pour la discussion. Établissez des horaires même pour les petites réunions de service. Cela vous apprendra, à vous et à vos employés, à valoriser le temps de travail, à respecter les délais et à exprimer vos pensées de manière claire et précise.
Étape 5
Familiarisez les employés avec l'ordre du jour à l'avance. Envoyez-le par e-mail d'entreprise ou distribuez-le à toutes les personnes que vous invitez à la réunion. Demandez à chacun de se préparer pour la discussion. Insistez sur ce que vous attendez de chaque participant à la proposition dans le cadre de sa compétence.
Étape 6
Commencez la réunion avec votre propre exposé. Dans les 3 à 5 minutes qui suivent, expliquez la raison qui vous a poussé à organiser cette réunion et le résultat que vous souhaitez atteindre. Familiarisez ensuite les participants avec l'ordre du jour et le programme de travail.
Étape 7
Menez la discussion. Maintenez une discussion amicale mais constructive. Encouragez chaque participant à la réunion à exprimer son opinion, contactez le "silencieux" avec des questions personnelles qui nécessitent une réponse détaillée. Avec tact mais fermeté, étouffez les tentatives de détourner la conversation du problème principal. Résumez les sous-totaux pour chaque question.
Étape 8
À l'issue de la réunion, exprimez à nouveau les décisions et les instructions données aux employés. Assurez-vous que tous les participants comprennent leurs tâches et se souviennent de leurs échéances. Notez les points importants dans le protocole. En transmettre une copie aux spécialistes chargés de l'exécution des commandes, ainsi qu'aux employés impliqués dans la mise en œuvre des décisions prises.
