Une réunion d'équipe peut être un moyen efficace d'analyser diverses situations de travail, y compris des situations de conflit. Il discute publiquement de questions controversées et prend des décisions qui lient chaque employé. La réunion collective devrait être précédée de nombreux travaux préparatoires.
Instructions
Étape 1
Formulez le sujet principal de la réunion. En règle générale, une réunion collective est organisée sur un sujet d'actualité. Il peut s'agir, par exemple, d'une analyse du travail de l'organisation pour l'année ou du passage à un temps de travail réduit.
Étape 2
Réfléchissez à votre agenda. Ses points seront des questions spécifiques qui doivent être discutées. Il devrait y en avoir au moins deux et pas plus de cinq. Classez les questions par ordre d'importance décroissante. Si le sujet de la réunion est assez vaste, mettez « Divers » comme dernier point de l'ordre du jour. Ici, vous pouvez vous écarter un peu du sujet principal et discuter de petits problèmes qui préoccupent actuellement l'équipe.
Étape 3
Préparez les conférenciers. Un employé compétent, dont l'opinion est considérée comme faisant autorité dans l'équipe, doit s'exprimer sur chaque point à l'ordre du jour de la réunion. Prévenez-le du prochain rapport 1 à 2 semaines à l'avance afin que la personne puisse réfléchir calmement à son message. 2-3 jours avant la réunion, discutez avec chaque intervenant, assurez-vous que le texte de son discours est prêt et correspond au sujet évoqué.
Étape 4
Préparez la salle de réunion. C'est bien si votre organisation dispose d'une salle de réunion ou d'une autre salle de réunion. Sinon, utilisez la plus grande pièce possible. Le jour de la réunion, il devra y avoir suffisamment de chaises installées et un projecteur, un ordinateur et un microphone connectés et installés, le cas échéant. Vous pouvez également organiser à l'avance pour chaque participant à la réunion des dossiers spéciaux contenant les documents à discuter.
Étape 5
Informez tous les employés de la date, de l'heure et du lieu de la réunion. Utilisez l'une des méthodes traditionnelles: affichez des informations sur un tableau d'affichage, envoyez un e-mail, appelez les chefs de divisions structurelles, parlez personnellement avec chaque employé. Votre choix dépendra de la tradition de l'entreprise et du nombre d'employés.
Étape 6
Enregistrez les participants avant de commencer la réunion. Vous joindrez plus tard cette liste au protocole. Assurez-vous de commencer la réunion à l'heure prévue et annoncée pour les employés. N'attendez pas les retardataires, montrez l'importance et le sérieux de l'événement.
Étape 7
Annoncez le sujet principal de la réunion et les questions qui y seront abordées. Demandez à l'équipe de choisir un président et un secrétaire pour la réunion. En règle générale, le chef de l'organisation ou son adjoint est élu président, et le greffier ou directeur de bureau est élu secrétaire. Le président dirigera la réunion, maintiendra l'ordre et suivra les règles. Les tâches du secrétaire comprennent la tenue d'un protocole détaillé: enregistrement des discours des intervenants, questions à leur adresser, discussions et propositions.
Étape 8
Respectez l'horaire de parole établi, sinon votre réunion risque de s'éterniser jusqu'à minuit et de ne jamais prendre de décision. En règle générale, les orateurs principaux ont 15 à 20 minutes à leur disposition, mais pas plus de 30. Les co-orateurs sur les questions secondaires devraient être dans les 10 à 15 minutes. Le discours d'un participant du public est limité à 2-3 minutes. Vous ne pouvez pas répondre à une question plus de 5 minutes. Si le temps est dépassé, rappelez-vous fermement les règles.
Étape 9
Une fois que l'ordre du jour de la réunion a été établi et que tout le monde a prononcé un discours, résumez brièvement la réunion. Si des décisions importantes ont été prises, leur projet doit être lu à haute voix à toutes les personnes présentes.
Étape 10
Dans les deux jours qui suivent la réunion, vous devez préparer la version définitive du procès-verbal et des décisions prises. Le procès-verbal doit être arrêté et signé par le président de séance. Porter les décisions et les délais de leur mise en œuvre à la connaissance de tous les salariés qui ont à les mettre en œuvre.
