Si vous devez organiser et conduire une réunion d'affaires, n'oubliez pas: le succès de l'événement dépend en grande partie d'une préparation de qualité. Ne négligez aucun détail et votre réunion sera de premier ordre.
Instructions
Étape 1
Fixez une date pour votre réunion d'affaires. Avertissez tous les participants à l'avance. Selon le format de l'événement et avec qui vous organisez une réunion d'affaires, il peut s'agir d'une invitation orale, par téléphone, par e-mail ou par lettre commerciale. Il est conseillé d'envoyer un ordre du jour à tout le monde, avec des questions désignées pour la discussion, des conférenciers, des règlements et des documents de référence. Si les participants sont mieux préparés, la discussion sur les questions commerciales sera plus efficace.
Étape 2
Pensez à l'endroit le plus pratique pour votre réunion d'affaires. Un espace approprié peut être la propre salle de conférence d'une entreprise ou une salle de réunion. Il vaut la peine de s'assurer qu'aucun de vos collègues ne postule pour une autre réunion en même temps. Une salle de conférence louée est également une option abordable et plutôt pratique. Ce service est offert par les hôtels et les hôtels, les centres d'affaires, les établissements d'enseignement.
Étape 3
Parfois, les réunions d'affaires ont lieu dans des cafés ou des restaurants. Cette option est appropriée lorsque le nombre de participants est petit. Si vous souhaitez combiner négociations avec déjeuner ou petit-déjeuner ou dîner d'affaires, vous devez réserver une table à l'avance. L'endroit ne doit pas être bruyant, sinon il sera difficile de discuter de problèmes commerciaux. Il n'est pas non plus souhaitable de choisir des options extravagantes et exotiques, vos goûts peuvent ne pas coïncider avec les préférences des autres participants. Mieux vaut donc opter pour un établissement classique ou faire en sorte que vos partenaires partagent pleinement vos passions.
Étape 4
Préparez et testez le matériel. Projecteur, microphone, équipement téléphonique et vidéo - ajustez et configurez tout à l'avance. Les techniques ont tendance à s'effondrer et à s'arrêter au moment le plus inopportun.
Étape 5
Calculez s'il y a suffisamment de chaises pour tous les participants. Assurez-vous que la pièce n'est pas trop étouffante ou trop froide. N'oubliez pas le matériel d'écriture - vous devez fournir à chacun un stylo et du papier. Étalez le document. Faites et placez des plaques signalétiques avec les noms des participants, si nécessaire.
Étape 6
Si la réunion est longue, vous aurez peut-être besoin d'une pause-café ou d'une pause déjeuner. Dans tous les cas, prenez soin de l'eau - une bouteille d'eau et un verre à côté de chaque participant sont une bonne option.
