Au cours de ses activités de production, toute entreprise crée de nombreux documents qui doivent être conservés pendant quelques temps, et parfois assez longtemps. C'est pour cela que l'organisation de l'archive est nécessaire.
Instructions
Étape 1
Créez les conditions nécessaires au stockage des documents dans l'archive. Tout d'abord, la pièce doit être protégée de l'influence directe du soleil, le niveau d'humidité de l'air ne doit pas dépasser le niveau autorisé et l'accès aux personnes non autorisées doit également être fermé.
Étape 2
Veuillez noter que selon les exigences des locaux de l'archive, son placement n'est pas autorisé dans les bâtiments en bois, les bâtiments délabrés, les bâtiments aux fondations humides, les greniers ou les sous-sols. Parallèlement, les locaux destinés au stockage de divers documents d'archives dans le bâtiment adapté devraient être isolés du reste des locaux qui se trouvent dans ce bâtiment. En outre, il est interdit de placer les archives dans les locaux du bâtiment, qui sont occupés par des services de restauration publique, des organisations qui stockent des substances chimiques ou dangereuses pour le feu, des entrepôts alimentaires.
Étape 3
Localisez les archives de l'organisation dans un bâtiment adapté ou spécialement construit pour stocker les dossiers. La pièce doit être éloignée des objets dangereux conformément à la sécurité incendie. Il s'agit par exemple des parkings, des stations-service, des garages. En outre, il ne devrait pas y avoir d'objets qui polluent l'air à proximité des locaux des archives de l'entreprise.
Étape 4
Lors du choix d'une salle adaptée à l'organisation d'une archive, tenez compte du fait que plusieurs salles distinctes sont nécessaires au fonctionnement normal de l'archive: stockage des archives; salle pour recevoir des documents; locaux pour l'utilisation des documents stockés; salle de travail pour les employés des archives.
Étape 5
Éloignez le stockage des archives des laboratoires, des locaux domestiques et industriels. Dans le même temps, veillez à ce qu'il n'ait pas de conduits de ventilation communs avec eux et qu'il soit séparé des pièces voisines par des murs et des plafonds résistants au feu avec une limite de résistance au feu d'au moins deux heures. De plus, dans la salle des archives, la pose de conduites d'égout et d'alimentation en eau est exclue.
Étape 6
Rédiger pour l'organisation du stockage "Règlement sur le stockage des documents" et l'approuver avec le chef. En outre, par ordre du chef, une personne devrait être nommée qui sera responsable des archives. En outre, une commission spéciale d'experts est en cours de création, qui procédera périodiquement à un examen des documents pour vérifier le respect de leurs périodes de conservation.
