Un travail de bureau correctement organisé est l'une des composantes du travail réussi de toute (même petite) entreprise. En effet, la première impression des partenaires commerciaux dépend de la manière dont sont rédigés les principaux documents (commandes, instructions, lettres, etc.). La rapidité avec laquelle transitent les flux de documents entrants, sortants et internes est également importante.
Instructions
Étape 1
Un employé spécifique devrait être responsable du flux de travail dans l'entreprise. Si l'entreprise n'est pas très grande, c'est un secrétaire, un secrétaire adjoint. Si l'organisation comprend plus d'une subdivision (surtout si elles ont des implantations territoriales différentes), un service d'établissement d'enseignement préscolaire est organisé (documentation d'appui à la direction).
Ce sont eux qui élaborent les instructions de l'entreprise pour le travail de bureau, les révisent et apportent des modifications. Lors de la préparation du document, vous pouvez vous baser sur les «Règles du travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux».
Étape 2
C'est une étape importante, cruciale, car après l'approbation des instructions pour le travail de bureau, les documents de l'entreprise doivent correspondre à un certain style:
- emplacement des détails (longitudinal, angulaire);
- police d'entreprise;
- format (format du papier, retraits).
En plus des exemples de formulaires de l'entreprise, les instructions doivent refléter des questions telles que l'organisation de l'enregistrement des documents entrants / sortants; organisation du contrôle de l'exécution des actes et décisions prises; préparation et transfert de documents aux archives, etc.
Étape 3
La formation de dossiers dans lesquels sont classés les documents d'un certain sujet doit être effectuée conformément à la nomenclature des affaires. Il est élaboré par la personne en charge de la tenue des dossiers, sur la base de la « Liste des documents de gestion types générés dans les activités de l'organisation, indiquant la durée de conservation ».
Étape 4
Étant donné que le travail sur l'élaboration de la nomenclature des cas est volumineux, nécessite des connaissances approfondies, il est plus correct d'organiser le travail sur celui-ci avec la participation de représentants de différents services et départements. Ils établissent des listes de cas (indiquant également les périodes de conservation), qui sont constituées dans le service ou le département, et l'établissement d'enseignement préscolaire fait une nomenclature sommaire des cas pour l'entreprise.
Étape 5
Pour faciliter le travail avec les documents, un nombre croissant d'entreprises utilisent un système de gestion électronique de documents (EDMS). Il est possible de choisir un EDMS fonctionnant efficacement pour n'importe quelle entreprise (avec le nombre d'employés 7 ou 2000). Les plus efficaces en termes de rapport qualité/prix sont aujourd'hui des systèmes tels que "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Mais même si votre entreprise n'est pas encore en mesure d'acheter un EDMS, les programmes Microsoft Office standard viendront à la rescousse. A l'aide des moyens usuels de Word, Excel, PowerPoint, il est tout à fait possible d'organiser la conception des documents en respectant les exigences de l'identité d'entreprise, de mettre en place des flux de documents électroniques.
