Au cours de l'activité économique, les chefs d'entreprise concluent de nombreux contrats différents avec des fournisseurs et des acheteurs. Afin de pouvoir suivre la durée de ces réglementations, certaines organisations utilisent les soi-disant registres de contrats. En général, le concept de « registre » désigne un certain journal d'enregistrement des documents entrants et sortants. Comment créer une telle base de données ?
Instructions
Étape 1
Tout d'abord, vous devez décider quelles informations vous souhaitez voir dans le registre, c'est-à-dire mettre en évidence les critères les plus importants pour vous-même. Après cela, dans un journal qui peut être fait à la fois dans Excel et à l'aide d'un cahier ordinaire (de préférence au format A4), faites un tableau.
Étape 2
Si vous vous êtes arrêté à la deuxième méthode, rédigez d'abord la page de titre. Écrivez dessus les détails de l'organisation, c'est-à-dire INN, KPP, OKATO, l'adresse légale et le chef de l'organisation. Au milieu, écrivez « Registre des contrats pour (précisez la période) ».
Étape 3
Ensuite, sur la feuille suivante, faites un tableau composé de six colonnes. Dans la première colonne, indiquez le numéro du contrat conclu avec la contrepartie, dans la seconde - la date de l'acte juridique réglementaire et dans la troisième - la date de son expiration.
Étape 4
Ensuite, indiquez le nom de la contrepartie, de l'entrepreneur et de l'objet du contrat, par exemple, le développement de programmes comptables. En option, vous pouvez indiquer le montant du contrat, s'il existe un accord supplémentaire et d'autres conditions. En règle générale, les contrats sont entrés dans l'ordre chronologique. Après la fin de la période, il est conseillé de flasher, numéroter et signer le document avec le responsable de l'organisation. Après cela, remettez le registre aux archives.
Étape 5
De plus, pour compiler des registres, vous pouvez utiliser un programme spécialement développé, appelé "Registre des contrats". Il vous permet de suivre les paiements en vertu des contrats, la date d'expiration de ces documents, ainsi que de conserver une trace des montants payés. Le programme génère automatiquement des listes qu'après l'expiration de la période, vous pouvez imprimer sur papier.
Étape 6
Vous pouvez vous arrêter à la troisième méthode, c'est-à-dire utiliser le programme Excel. Les colonnes du tableau peuvent avoir un contenu approximatif, comme lors de l'utilisation de la première méthode. A la fin de la période, imprimez le registre et remettez-le au chef comptable pour signature.
