Certaines entreprises ont de la documentation depuis des décennies. Pour éviter que les papiers importants ne se froissent ou ne se perdent, ils doivent être classés dans des dossiers en carton dur ou en plastique. Attribuez à chaque contrat un numéro distinct pour identification.
Instructions
Étape 1
Pour faciliter la recherche du contrat souhaité, tenez un registre. Attribuez un numéro au document et inscrivez-le dans ce journal. En plus du numéro, inscrivez la date du contrat. L'inscription dans le journal doit ressembler à ceci: 1. Contrat n° 123TP du 22.02.2011. Dans les notes, vous pouvez indiquer l'essence du contrat, lorsque le style de documentation de l'entreprise l'exige.
Étape 2
S'il y a plusieurs entités juridiques dans l'entreprise, créez un livre de contrats distinct pour chacune. Utilisez des symboles conventionnels dans votre notation. Par exemple, notez les contrats de Masha et Bears OJSC comme 123MM. Et marquez les titres de ZAO "Trois Petits Cochons" avec 123TP. Attribuez les numéros afin d'éviter toute confusion.
Étape 3
Lorsque l'accord a passé toutes les approbations, signé par les directeurs généraux des deux parties, les scellés ont été mis, il peut être classé dans un dossier. Choisissez des dossiers avec une couverture rigide - ils assureront la sécurité des documents. Chaque entité juridique a besoin de son propre dossier.
Étape 4
Avant les draps. Prenez une perforatrice et percez de nouveaux trous. Placez le document dans un dossier et fixez-le avec des antennes spéciales. Séparez un contrat d'un autre avec une feuille A4 vierge.
Étape 5
Vous pouvez également déposer des contrats d'une autre manière. Cela nécessitera des fichiers transparents. Placez chaque document dans un fichier séparé et épinglez-le dans un dossier.
Étape 6
Ne stockez pas trop de contrats dans un seul dossier - ils peuvent se froisser. Le dossier doit être facile à fermer, les feuilles individuelles ne doivent pas dépasser.
Étape 7
Pour le stockage des dossiers avec des contrats, ayez une étagère séparée dans le placard. Sur le dossier, écrivez l'année et l'entité légale qui possède les documents. Cela vous permettra de trouver rapidement les bons papiers si besoin.
Étape 8
Il n'est pas nécessaire de conserver à tout moment des dossiers contenant des contrats datant d'il y a trois ans. Disposez-les dans des boîtes en carton, en signant l'année et l'entité légale pour laquelle les documents sont délivrés. Envoyez les boîtes à l'entrepôt. Choisissez un endroit sec pour le stockage. L'humidité est nocive pour le papier.
